Gemäß der Website der Microsoft Project-Benutzergruppe ist Projektverwaltung eine Aktivität, bei der geplante Teile eines Projekts in einer logischen Reihenfolge eingebunden werden. Das Projekt wird dann so verwaltet, dass ein Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird. Projektmanagement kann für die Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung verwendet werden.
Definition
Ein Projekt muss definiert werden, damit das Projektteam als zusammenhängende Gruppe zusammenarbeitet und diejenigen, die dem Projekt Ressourcen zuweisen, wissen, was zu erwarten ist. Gemäß der Website Spotty Dog umfasst die Projektdefinition die Beschreibung des Zweckes des Projekts und den Nutzen, den das Projekt daraus ziehen wird. Eine weitere Komponente ist die Definition des Projektumfangs. Der Projektumfang gibt an, was in einem Projekt enthalten ist und was nicht. Wenn es beispielsweise ein Projekt gibt, um die Effizienz eines Produktionsunternehmens mit weltweiten Standorten zu untersuchen, könnte der Projektumfang definiert werden, indem nur die Effizienz von Standorten in den USA untersucht wird.
Ansatz
Eine Liste von Schritten zum Durchführen der Schritte in einem Projekt sollte mit einem geschätzten Start- und Enddatum für jeden Schritt entwickelt werden. Zusätzlich ist der Lieferumfang für jeden Schritt zu beachten. Ein Ergebnis ist das Ergebnis eines Schrittes. Wenn zum Beispiel ein Bericht über die Ergebnisse und Empfehlungen berichtet werden soll, wäre das Ergebnis für diesen Schritt ein Bericht mit Ergebnissen und Empfehlungen. Zusätzlich zu Aufgaben sollte der Zusammenhang zwischen den einzelnen Aufgaben und den anderen angegeben werden. Wenn zum Beispiel der Start einer Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen abhängig ist, ist dies zu beachten. Ein weiteres wichtiges Konzept für die Abbildung der Aufgaben ist das Konzept des kritischen Pfades. Gemäß der Site Project Management Knowledge ist der kritische Pfad die Reihenfolge der Aufgaben, die dem Kalenderzeitraum für die Fertigstellung des Projekts durch den Kalender entspricht. Ein Projektmanager achtet genau auf Aufgaben, die sich auf dem kritischen Pfad befinden, denn wenn sich eine dieser Aufgaben verzögert, ist mehr Kalenderzeit erforderlich, um das Projekt abzuschließen.
Besetzung
Zur Besetzung eines Projekts gehört auch die Auswahl eines Projektsponsors. Ein Projektsponsor ist ein leitender Angestellter, der sichert, dass das Projekt von anderen Mitgliedern der Organisation akzeptiert wird, sich mit allen politischen Fragen befasst und das Projekt gemeinsam mit anderen in der Organisation unterstützt. Die Personen, die einem Projekt zugewiesen werden, sind entscheidend für den Erfolg. Es sollte ein Projektmanager ausgewählt werden, der hoch organisiert ist, über die Fähigkeiten der Mitarbeiter zur Verwaltung der Teammitglieder verfügt und über ausreichende technische Kenntnisse in den Bereichen verfügt, in denen sich das Projekt befindet, um den Projektplan und die laufenden Aktivitäten zu verstehen. Die Mitglieder des Projektteams sollten auf der Grundlage der erforderlichen Fähigkeiten ausgewählt werden. Beispielsweise ist für ein Softwareentwicklungsprojekt ein Mitarbeiter erforderlich, der sich mit Softwaretests und Qualitätskontrolle auskennt.
Projekt Kontrolle
Um das Projekt effektiv zu steuern, wird häufig eine Projektmanagementsoftware verwendet. Diese Software verfolgt die geplante und tatsächliche Ausführung von Projektaufgaben und die Auswirkungen verspäteter Aufgaben auf die Gesamtabwicklung des Projekts. Eine solche Software erfasst häufig auch die tatsächlichen Ausgaben gegen geplante Ausgaben.
