Es kann verwirrend werden, wenn Sie wissen, welche Dokumente Sie zur Hand haben müssen, wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben. Eines dieser Dokumente, Internal Revenue Service-Formular W-9 - Antrag auf Identifikationsnummer und Zertifizierung des Steuerpflichtigen - listet wichtige Details auf, die von Ihnen und dem Internal Revenue Service für Unternehmen, unabhängige Auftragnehmer und diejenigen, an die Sie Zahlungen leisten, benötigt werden Mitarbeiter und Verkäufer im Steuerjahr.
W-9 Zweck
Der IRS empfiehlt, dass Sie alle Anbieter auffordern, einen W-9 einzureichen, wenn Sie Zahlungen in Höhe von 600 USD oder mehr leisten möchten, wenn sie Einzelpersonen oder unabhängige Auftragnehmer, ein Nachlass oder Teil eines inländischen Trusts, Partnerschaftsunternehmen, Unternehmen oder eine beschränkte Gesellschaft sind In oder nach den Gesetzen der USA gegründete Haftungsgesellschaft, Verbände oder Organisationen Der Zweck des W-9 besteht darin, Ihnen den rechtlichen Namen und die Anschrift des Verkäufers sowie die genaue Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen für die Zwecke der Steuererklärung zum Jahresende auf dem Formular anzugeben 1099. Die Steuerinformationen in dem Dokument könnten in Form eines Arbeitgeberausweises, einer gebietsansässigen ausländischen Steuerpflichtigen-Identifikationsnummer oder sogar einer Sozialversicherungsnummer vorliegen. Das Dokument muss von der aufgeführten Person oder einem Vertreter der juristischen Person, falls es sich um ein Unternehmen handelt, datiert und unterzeichnet sein.
IRS-Mitteilung
Nachdem Sie Form-1099-Dokumente mit Angaben zu den im Laufe des Jahres an Verkäufer und Dritte getätigten Zahlungen auf der Grundlage der gesammelten W-9-Informationen gesendet haben, sendet Ihnen der IRS eine Benachrichtigung, falls die Informationen auf der 1099 nicht übereinstimmen seine Aufzeichnungen. Sie müssen ein zweites W-9 von den Anbietern anfordern, deren Informationen falsch sind. Die IRS schreibt vor, dass Sie W-9-Dateien für alle Personen aufbewahren, denen Sie im Rahmen der üblichen Aufbewahrungspraktiken, die im Allgemeinen bis zu sieben Jahre betragen, mehr als 600 USD pro Steuerjahr gezahlt haben. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig aktualisierte W-9 von Anbietern anzufordern, um die Genauigkeit zu gewährleisten oder zumindest jedes Mal, wenn die Regierung das Formular aktualisiert oder ändert.
