Die Aufgabe des Schatzmeisters ist in vielerlei Hinsicht die wichtigste Aufgabe im Vorstand einer Organisation. Der Schatzmeister des Clubs ist für das gesamte Geld des Clubs, sowohl eingehende als auch ausgehende, verantwortlich und muss genaue Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu gewährleisten.
Beiträge sammeln
Das Sammeln von Gebühren ist eine nahezu universelle Aufgabe eines Clubschatzmeisters. Die Gebührenerhebung beginnt mit dem Beginn des Vereinsjahres, sei es im August, wie es für Schulklubs üblich ist, oder im Januar wie bei den Dienstleistungsorganisationen. Das Sammeln von Gebühren ist einfach, erfordert jedoch eine gute Buchführung. Schatzmeister sollten eine Liste der Personen führen, die ihre Beiträge gezahlt haben, um mit der Clubmitgliedschaft Schritt zu halten.
Rechnungen bezahlen
Eine Aufgabe des Schatzmeisters ist es, Rechnungen für die Clubs zu bezahlen. In Schulumgebungen kann dies durch Anforderungen von Schuladministratoren erfolgen. In einer Gemeinschaftsorganisation hat der Club normalerweise ein Girokonto. Der Schatzmeister muss alle bezahlten Rechnungen aufzeichnen und warum sie bezahlt wurden, falls weitere Erklärungen erforderlich sind.
Budget vorbereiten
Das Budget ist das grundlegende Dokument eines Clubs. Obwohl einige Clubs es vorziehen, eine Veranstaltung zu planen, dann einen Weg zu finden, sie zu finanzieren, kann dies zu einer Belastung des Clubs führen. Der Clubschatzmeister sollte darauf bestehen, ein Budget zusammenzustellen, bevor mit der Spendensammlung begonnen wird. Das Budget sollte alle Ausgaben enthalten, auch kleine Verwaltungskosten.
Reporting von Finanzinformationen
Eine typische Sitzung des Organisationsvorstands erfordert einen Finanzbericht des Schatzmeisters des Clubs. Dieser Finanzbericht sollte die Anfangs- und Endsalden aller Konten enthalten. Das gesammelte Geld sollte gedeckt sein und die bezahlten Rechnungen sollten aufgeführt werden. Der Finanzbericht sollte leicht verständlich sein, und der Schatzmeister sollte offen sein, um Fragen dazu zu beantworten.
Nachfolger vorbereiten
Wenn ein neuer Schatzmeister gewählt wird, muss der derzeitige Schatzmeister diese Person vorbereiten, indem er den Aufzeichnungsprozess erklärt und dem Nachfolger alle Informationen anzeigen lässt.
