Gelegentlich gibt es Situationen, in denen sich das Verstehen etwas erleichtern lässt. Prozessablaufdiagramme identifizieren jeden Schritt in einem Prozess in einer schriftlichen Form, die einer Karte ähnelt. Prozessablaufdiagramme können besonders hilfreich sein, wenn Organisationen den Arbeitsablauf rationalisieren möchten. Das Flussdiagramm ermöglicht es Entscheidungsträgern, jeden Schritt des Prozesses zu identifizieren und das Zusammenspiel der Schritte zu sehen. Prozessablaufdiagramme können in jeder Organisation durchgeführt werden.
Artikel, die Sie benötigen
-
Tagungsraum
-
Papier
-
Bleistifte
-
Weiße Tafel mit Markierungen
-
Notizen "Post it type"
-
Textverarbeitungssoftware
-
Flussdiagramm-Software
Versammeln Sie die Teammitglieder in einem ruhigen Meetingraum. Der Raum sollte groß genug sein, damit sich die Teammitglieder bewegen können, ausreichend abgeschieden, sodass sich die Diskussion nicht auf den Rest des Büros auswirkt und eine weiße Tafel vorhanden ist, auf der der Prozessablauf angezeigt wird. Jedes Teammitglied sollte außerdem Papier / Bleistift und Notizen "Post it type" haben.
Informieren Sie das Team über den Ablauf des Flussdiagramms. Lassen Sie das Team alle Schritte des Prozesses überdenken. Schreiben Sie die Schritte auf die weiße Tafel. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, welche Schritte zuerst oder als letztes kommen. Schreiben Sie einfach jeden Schritt des Prozesses auf. Wenn alle Schritte des Prozesses aufgelistet sind, sollten Sie sich mit dem Team darüber einig sein, dass jeder Schritt aufgeschrieben wurde. Schreiben Sie jeden Schritt auf eine einzelne Notiz "Post it type". Löschen Sie die weiße Tafel.
Entscheiden Sie, welcher Schritt den Prozess startet. Stecken Sie diesen Schritt ganz links auf das Brett. Entscheiden Sie, welcher Schritt den Prozess beendet. Stecken Sie diesen Schritt auf die rechte Seite der Tafel. Bestimmen Sie den zweiten Schritt des Prozesses und platzieren Sie ihn rechts neben Schritt 1. Setzen Sie diesen Prozess mit jedem Schritt fort, bis alle Schritte des Prozesses in der Reihenfolge vom ersten bis zum letzten Schritt rechts angeordnet sind. Dieser Prozess erfordert normalerweise ein gewisses Geben und Nehmen unter den Teammitgliedern, um einen Konsens zu erzielen.
Weisen Sie jedem Schritt des Prozesses geeignete Symbole zu. Am Anfang und am Ende des Prozesses wird ein ovales Symbol verwendet. Schreiben Sie am ersten und letzten Schritt des Prozesses ein Oval über die Notiz "Post-it-Typ". Jede nachfolgende Aktion wird mit dem Quadrat gekennzeichnet. Jede Entscheidung wird mit einem Diamanten gekennzeichnet. Konsultieren Sie sich mit jedem Teammitglied darüber, welche Art von Symbol auf welcher Note steht. Wenn Sie fertig sind, zeichnen Sie Linien von jeder Note zur nächsten Note im Prozess.
Analysieren Sie das Flussdiagramm. Die meisten Prozesse können effizienter gestaltet werden, sobald der Prozess in einem Diagramm angezeigt wird. Überprüfen Sie, ob doppelte Schritte oder unnötige Workflow-Stopps vorhanden sind, z. B. Genehmigungen von Managern oder unnötiges Überschreiben.
Verwenden Sie eine Textverarbeitungssoftware oder eine Flussdiagrammsoftware, um eine permanente Kopie des Workflow-Prozesses zu erstellen. Speichern Sie das Prozessflussdiagramm als Startpunkt für zukünftige Prozessflussverbesserungen.