Eine starke und gesunde Geschäftsbeziehung kann mit einem formellen Brief beginnen. Dies gilt insbesondere für die Zusammenarbeit mit internationalen Importeuren und Exporteuren. Möglicherweise haben Sie keine Gelegenheit, sie persönlich zu treffen, daher ist ein professioneller Brief der beste Ersatz. Das Schreiben dieses Briefes erfordert Sorgfalt und Rücksicht.
Formatieren Sie Ihren Brief professionell mit Ihrem Firmenlogo, den Kontaktinformationen und Ihren persönlichen Informationen oben auf der Seite. Geben Sie außerdem die Geschäftskontaktinformationen des Importeurs und eine angemessene Anrede an. Der Text sollte nach links ausgerichtet sein, ohne Einrückungen für Absätze und mit einem Zeilenabstand.
Machen Sie im ersten Absatz die Aufmerksamkeit des Importeurs, indem Sie Ihr wichtigstes Verkaufsargument hervorheben. Betonen Sie die Differenzierung, die Ihre Produkte zu den besten auf dem Markt macht. Möglicherweise haben Sie den niedrigsten Preis, die besten Funktionen oder die schnellste Bearbeitungszeit von der Bestellung bis zur Lieferung. Sie müssen nicht übertreiben, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile Ihres Unternehmens gut herausstellen.
Geben Sie im zweiten Absatz weitere Informationen zu Ihrer Firma und ihrem Hintergrund an. Erläutern Sie, wie lange Sie schon im Geschäft waren und wo Sie sich befinden. Beschreiben Sie genau, was Sie in welchem Volumen produzieren. Erklären Sie auch, wer einige Ihrer aktuellen Kunden sind, und stellen Sie diese als Referenz zur Verfügung.
Geben Sie weitere Informationen zu den Funktionen Ihrer Produkte an. Dies ist besonders wichtig für technische Produkte wie Computerhardware, Netzwerkgeräte oder pharmazeutische Artikel. Der Importeur möchte möglichst viele Spezifikationen kennen. Sie können sogar Diagramme oder Modelle in einem separaten Anhang hinzufügen.
Überzeugen Sie den Leser, dass Ihre Firma am besten für die Arbeit ist und dass Sie wie versprochen liefern können. Beschreiben Sie die Zahlungsbedingungen, die Bearbeitungszeit, die Logistikinformationen und die Preise. Lassen Sie den Brief für Verhandlungen und Nachverfolgung offen. Schließen Sie die Notiz mit einer freundlichen Unterschrift.
