Ein Unternehmen verwendet in der Regel Portokasse, um kleine Einkäufe zu tätigen oder den Mitarbeitern geringfügige Ausgaben zu erstatten. Jeden Monat müssen Buchhalter oder andere Angestellte Bargeld ausgleichen und das Geld auffüllen. Dieser Prozess sollte nicht zu lange dauern, da das verfügbare Bargeld ein kleiner Betrag ist, der für kleine Unternehmen oft weniger als 100 USD beträgt. Große Unternehmen verfügen möglicherweise über kleine Konten mit einem Kontostand von bis zu 500 USD oder mehr. Die Abstimmungsverfahren unterscheiden sich jedoch nicht, unabhängig von der Höhe der Kasse.
Schreiben Sie die normale Bargeldfigur auf ein Blatt Papier. Diese Zahl ist der Eröffnungsbetrag für Bargeld, z. B. 100 US-Dollar.
Zählen Sie das Bargeld, das sich derzeit in der kleinen Kasse oder Schublade befindet. Subtrahieren Sie den gesamten Bargeldbetrag vom Eröffnungssaldo.
Summe der Einnahmen, die die geringfügigen Barauslagen enthalten. Ziehen Sie die Quittungssummen von der Zahl in Schritt 2 ab. Bargeld wird ausgeglichen, wenn diese beiden Posten netto bei null liegen.
Erforschen Sie die Unterschiede aus der Berechnung in Schritt 3. Suchen Sie nach fehlenden Quittungen, zählen Sie das Bargeld nach und fragen Sie die Mitarbeiter nach nicht gemeldeten Verwendungen von Bargeld.
Erneuern Sie die Portokasse, indem Sie Bargeld in Höhe der Quittungen anfordern. Eigentümer oder Buchhaltungsmanager haben in der Regel die Befugnis, Geldbeträge zur Wiederauffüllung der Kasse zu fordern.
Tipps
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Verwenden Sie immer detaillierte Verfahren für die Verwendung von Bargeld. Ein vom Management autorisierter Beleg sollte erforderlich sein, um einem Angestellten für kleine Ausgaben bares Geld zu geben.
