Bargeld ist alles andere als klein. Es ist ein seriöser, nützlicher Fonds, den Ihr Unternehmen für Einkäufe verwendet, die zu klein oder zu informell für einen Scheck oder eine Kreditkarte sind. Egal, ob Sie Münzen in eine Parkuhr stecken oder eine Notrolle kaufen, mit einer Kassenschublade haben Sie die Flexibilität, schnell auf das Geld zuzugreifen und gleichzeitig die Transaktion zu Buchhaltungszwecken zu dokumentieren. Bargeld ist zwar ein Teil Ihres Bargelds, aber auch Bargeld enthält alle anderen leicht verfügbaren Mittel, z. B. Beträge, die Sie noch nicht in der Bank hinterlegt haben, und kleinere Geldscheine, die Sie für den Kassenwechsel verwenden.
Tipps
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Portokasse ist ein Fonds, den Ihr Unternehmen für kleine Einkäufe bereit hält, während Bargeld die Summe aller verfügbaren Bargeld ist.
Bargeld Definition
Der Begriff "Bargeld" hat tatsächlich eine doppelte Bedeutung. Es kann wörtlich verwendet werden, um die tatsächlichen Geldscheine und Münzen zu bezeichnen, die Sie zur Verfügung haben, einschließlich des Betrags in Ihrem Kassenbestand. In der Bilanz bezieht sich derselbe Begriff jedoch nicht nur auf physisches Bargeld, sondern auf alle liquiden Mittel, die Ihr Unternehmen eingespart und geliehen hat, einschließlich Geld in der Bank und große Rechnungen in Ihrem Safe. Es wird als "Kassenbestand" bezeichnet, auch wenn Sie kein physisches Bargeld haben, da diese Terminologie es von nicht tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten unterscheidet, wie z. B. Forderungen oder die Nummer in der Vermögensspalte Ihrer Bilanz Beträge, auf die Sie noch warten, bis Ihre Kunden bezahlen.
Portokasse-Definition
Portokasse ist eine Summe, die Ihr Unternehmen bereit hält, um Einkäufe abzudecken, die mit Bargeld und nicht mit einem Scheck oder einer Kreditkarte bezahlt werden. Durch die Erstellung eines Kassenfonds mit einem Journal und einem Kassenschwebekonto oder einem normalen Betrag an Startgeldern kann Ihr Unternehmen kleine Einkäufe nachverfolgen, die andernfalls durch die Lücken gehen könnten, z. B., dass Sie Ihrem Postunternehmen ein paar Cent für die Postgebühr zahlen müssen auf einem Brief mit unzureichenden Briefmarken.
Wie Petty Cash funktioniert
Um einen kleinen Kassenfonds einzurichten, beginnen Sie mit einem kleinen Kassenschloss oder einer Geldsumme, die den kurzfristigen Kassenbedarf Ihres Unternehmens für einen angemessenen Zeitraum, beispielsweise eine Woche oder einen Monat, decken wird. Die Summe sollte groß genug sein, um tatsächlich für Ihre kleinen Bargeldkäufe zu zahlen, aber klein genug, um für den Kauf von Kleinbeuteln eher Sinn zu machen als für andere Arten von Ausgaben. Wenn Sie mehrmals pro Woche zum Büro für Bürobedarf mit Papier und Büroklammern laufen, sollten Sie eine Liste erstellen und größere Mengen an Büromaterial auf einmal kaufen. Alternativ können Sie möglicherweise ein Konto beim Büromarkt eröffnen, um alle kleinen Einkäufe zusammen zu bezahlen.
Die meisten Unternehmen verwahren ihre Portokasse in einer speziellen Box oder einem speziellen Container wie einer Metallkasse oder einem großen Umschlag. Was auch immer Sie verwenden, es sollte groß genug für Ihr Bargeld und Ihren Kassenbestand sein, und es sollte leicht zugänglich sein. Wenn Sie eine Metallbox verwenden, können Sie sie abhängig von Ihrer Unternehmenskultur und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter gesperrt halten. Obwohl es wichtig ist, keinen Diebstahl von Mitarbeitern einzuladen, ist die Summe, die Sie in Ihrem Kassenfonds behalten, schon von seiner Definition her gering, und Ihr Fonds enthält auch ein Protokoll, in dem Sie leicht erkennen können, ob Geld fehlt.
In Ihrem Bargeld-Setup sollten Sie auch ein Journal verwenden, das eingehende und ausgehende Gelder nachverfolgt. Verwenden Sie ein Pad, ein kleines Notizbuch oder sogar ein Blatt Papier mit einer Hand oder einer vom Computer erstellten Tabelle. Sie können Vorlagen online leicht für ein kleines Kassenbuch finden, obwohl Sie sie wahrscheinlich nicht auf einem Notizblock oder Notizblock ausdrucken können. Ihr Kassenprotokoll sollte eine Spalte für das Datum und eine weitere für die Details der Ausgaben enthalten, z. B. was Sie gekauft haben und wo Sie das Geld ausgegeben haben. Es sollte auch eine laufende Zählung mit dem Startbetrag, dem Betrag, den Sie für Ihren Einkauf zurückgezogen haben, und dem verbleibenden Betrag in Ihrem Fonds angezeigt werden, nachdem Sie das Geld ausgegeben haben.
Andere Arten von Business Cash
Die Differenz zwischen Bargeld und Bargeld hängt davon ab, wo Sie das Geld aufbewahren und wie Sie es verwenden. Portokasse gehört in Ihre Kassenbox oder Ihren Umschlag. Andere Arten von Bargeld können in einer Schublade, einem Safe, einer Registrierkasse oder sogar in der Bank aufbewahrt werden, wenn Sie die buchhalterische Definition von "Bargeld" verwenden, die die Liquidität Ihres Unternehmens misst und nicht die physischen Dollars, die Sie zur Verfügung haben.
- Kassenfonds: Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft betreiben, nehmen Sie höchstwahrscheinlich etwas Bargeld von Kunden, auch wenn Sie den Großteil Ihrer Transaktionen mit Kundenkreditkarten abwickeln. Die Rechnungen in Ihrer Registrierkasse enthalten nicht nur die Einnahmen des Tages, sondern auch die Summe, die Sie in der Kasse behalten, um Änderungen für die Kunden vorzunehmen. Ihre Startkasse sollte aus kleinen Rechnungen bestehen, obwohl Sie am Ende des Tages meist größere Rechnungen finden, wenn Sie größere Rechnungen von Käufern nehmen. Ihre Startkasse sollte ausreichen, um am Ende des Tages oder bei jedem üblichen Bankaufenthalt zur Neige zu gehen. Es sollte jedoch nicht so sehr sein, dass Sie Beträge binden, die Sie für andere Ausgaben benötigen.
- Nicht eingezahltes Bargeld: Selbst wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das mit viel Bargeld umgeht, werden Sie wahrscheinlich nicht täglich zur Bank gehen und es einzahlen. Bewahren Sie nicht eingezahltes Bargeld am besten an einem sicheren Ort in Ihrem Geschäft auf. Sie können einen Safe in einem Bürozubehörgeschäft für eine relativ kleine Investition kaufen oder zumindest eine Investition, die im Vergleich zum Wert des Geldes, das Sie wahrscheinlich im Safe aufbewahren, gering ist. Es ist jedoch eine gute Idee, Ihr Geld mindestens einmal pro Woche einzuzahlen, da verantwortliche Unternehmen alle Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und ein Bankkonto für die Dokumentation dieser Transaktionen zuverlässiger ist als ein Kassenbuch.
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Bankguthaben: Obwohl die Beträge auf Ihren Bankkonten kein physisches Bargeld sind, handelt es sich dabei um Gelder, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Sie können das eingezahlte Geld für die laufenden Betriebsausgaben wie Material, Miete und Lohnkosten ausgeben. Wenn Sie eine dieser Ausgaben tätigen, wandeln Sie Ihr Bargeld in der Bank in andere Arten von Geschäftsvermögen um. Sie können Ihre Schecks und Ihre Sparguthaben auch dazu verwenden, um Kredite zu begleichen. Diese Zahlungen müssen nicht unbedingt erfolgen
Sie können zwar in Vermögenswerte umwandeln, sie berücksichtigen jedoch immer noch das in Ihrer Bilanz ausgewiesene Nettovermögen, reduzieren jedoch die Verbindlichkeiten, die Ihr Unternehmen schuldet.
Warum Bargeld König ist
Das alte Sprichwort besagt, dass Bargeld König ist, und diese Weisheit bezieht sich auf die unumgängliche Realität, die Bargeld Ihnen die Kraft und Flexibilität gibt, um Gelegenheiten und Notfälle vor Ort zu nutzen. Ihr Unternehmen wird nicht in der Lage sein, das Inventar zu kaufen, das Sie für zukünftige Einnahmen benötigen, es sei denn, Sie haben das Geld, um dafür zu zahlen. Sie können bis zu einem bestimmten Punkt Unternehmensguthaben verwenden, aber wenn Sie kein Geld verdienen, um die geliehenen Beträge zurückzuzahlen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Ihnen die Optionen ausgehen. Unabhängig davon, ob Sie Bargeld aus Ihrem Kontobetrag oder aus dem Girokonto Ihres Unternehmens erhalten, es sorgt für einen reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, Ärger zu vermeiden.
