Die Unternehmen verlassen sich bei der Überprüfung der ordnungsgemäßen Verfahren für den Umgang mit Bargeld auf Barprüfungen, eine wichtige interne Kontrolle. Richtlinien, die die Anzahl der Personen mit Zugang zu Bargeld und die Anzahl der Bargeldabwicklungspflichten einschränken, kann eine Person betrügerische Aktivitäten ausüben.
Bargeldzugang
Cash-Audit-Verfahren bestimmen, wie viele Personen an der Hauptsammelstelle mit Bargeld umgehen. Nur Kassierer und Front-Office-Manager sollten mit Geld umgehen, wenn es ins Geschäft kommt. Durch Audits sollte auch sichergestellt werden, dass der Kassierer und der Front-Office-Manager sich anmelden und Geld abmelden, bevor er einen Safe betritt oder verlässt. Zwei Personen sollten anwesend sein, wenn sie Bargeld aus dem Tresor entnehmen und zum Rechnungsbüro oder zur Bank bringen.
Kaution vorbereiten
Andere Personen als der Kassierer oder Front-Office-Manager sollten Bargeld für die Einzahlung vorbereiten. Bei Audits sollte festgelegt werden, welche Personen die Einlagen vorbereiten und wie ein Vorgesetzter im Rechnungsbüro sie überprüft. In den meisten Unternehmen müssen die Mitarbeiter bei der Erfassung und Vorbereitung der Einzahlung mehrere Formulare ausfüllen. Auditoren sollten Formulare auswerten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle Verfahren zur Vorbereitung der Einlagen befolgen
Einzahlung buchen
Die Prüfungen sollten sich auf das Buchungssystem konzentrieren, bei dem jede Einzahlung im Buchhaltungsinformationssystem erfasst wird. Die Prüfer sollten die elektronischen Aufzeichnungen überprüfen, um sicherzustellen, dass jede Einzahlung rechtzeitig im System verbucht wird. Eine verzögerte Einlagenbuchung schafft schwierige Situationen in einem Rechnungsbüro, indem der Cashflow-Erfassungszeitraum verlängert wird. In den meisten Unternehmen sollten Einzelpersonen, die Einzahlungen in das Informationssystem hinterlegen, nicht diejenigen sein, die die Einzahlungen vorbereiten.
Bankabstimmung
Nachdem das Buchhaltungsinformationssystem die Einlagen erfasst hat, erstellt und überprüft die Buchhaltung Bankabstimmungen, um sicherzustellen, dass die Bank alle Einlagen rechtzeitig abwickelt. Je nach Unternehmensgröße kann das Rechnungswesen täglich oder monatlich Abstimmungen vorbereiten.
Bei der Prüfung von Bankabstimmungen sollten Prüfer prüfen, wann die Banken Einlagen erfassen und ob sie mit den Daten im Einklang stehen, die die Buchhaltung in das Informationssystem eingegeben hat. Bei Abstimmungsprüfungen sollte auch getestet werden, ob die Kontensalden des Informationssystems mit den abgestimmten Salden des Kontoauszugs übereinstimmen.
Überprüfung der Auszahlung
Die Prüfer bewerten die Barauszahlung ähnlich wie die Einzahlung von Bargeld. Die Prüfer sollten die Rechnungen der Kreditorenbuchhaltung im Buchhaltungsinformationssystem überprüfen, um sicherzustellen, dass der Rechnungsbetrag dem Systembetrag entspricht. Die Wirtschaftsprüfer sollten auch die Überleitungsrechnung der Bank überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Prüfungen, die das Unternehmen an die Verkäufer durchläuft, durch die Bank freigegeben werden. Prüfer sollten etwaige noch ausstehende Prüfungen auf Gültigkeit prüfen. Wenn ein Unternehmen Kreditoren für Kreditoren benötigt, um Rechnungen mit Lieferantenerklärungen abzugleichen, sollten Prüfer diese Abstimmungen auf Richtigkeit und Gültigkeit prüfen.
