Ein Notfallbrief enthält die Pläne und Verfahren, die eine Geschäftsabteilung einhält, wenn etwas passiert, das die Geschäftstätigkeit des Unternehmens entweder positiv oder negativ beeinflussen kann. Der Brief würde erklären, wie man auf ein Feuer oder einen Datenverlust reagiert - oder auf ein unerwartetes Glück, wie zum Beispiel eine große Bestellung. Während ein umfassender Notfallplan für das gesamte Unternehmen zahlreiche Abteilungen umfassen kann, konzentriert sich ein Notfallbrief auf Probleme, auf die eine einzelne Abteilung stoßen kann, und skizziert einen Plan für die Problembewältigung.
Prozesse und Aufgaben
Jeder Abteilungsleiter muss ein Notfallschreiben erstellen, in dem die Geschäftsprozesse, die er abwickelt, und die Aufgaben, die er überwacht, detailliert beschrieben werden. Dieses Schreiben sollte alles enthalten, was die Abteilung tut, jede Person, mit der sie kommuniziert, welche Leistungen sie erbringt und wann sie Leistungen vorlegt. Beispielsweise muss das Krisenschreiben für eine Buchhaltungsabteilung aufzeigen, wie die Buchhaltung mit der Verkaufsabteilung kommuniziert, um Forderungen und ihre Kommunikationsmethoden mit der Einkaufsabteilung aufzuzeichnen, um die Kreditorenbuchhaltung nachzuverfolgen, und wie die Abteilung monatliche Gewinn- und Verlustrechnungen liefert und vierteljährlich Steuerrückzahlungen.
Fehlerpunkte
Der Notfallbrief sollte die Fehlerpunkte in jedem Prozess enthalten. Dies sind die Ereignisse, die den Abschluss eines Prozesses oder einer Aufgabe unterbrechen können. Fehlerpunkte können von Naturkatastrophen über katastrophalen Datenverlust bis hin zu einfachen Missverständnissen zwischen Mitarbeitern reichen. Ein Notfallschreiben, in dem die Fehlerpunkte einer Buchhaltungsabteilung beschrieben sind, kann das Auslassen von Verkaufsrechnungen für eine Woche oder einen Festplattenausfall enthalten, der wichtige Abschlüsse löscht.
Wahrscheinlichkeit und Auswirkung
Der nächste Teil des Notfallbriefes beschreibt die Wahrscheinlichkeit, dass die Fehlerpunkte auftreten könnten, und die Auswirkungen, die solche Fehlerpunkte auf den Betrieb haben würden. Der Brief kann zeigen, dass einige Fehlerpunkte eine hohe Wahrscheinlichkeit haben, jedoch eine minimale Bedrohung darstellen, während andere Fehlerpunkte höchst unwahrscheinlich sein können, jedoch verheerende Folgen haben. Das Notfallschreiben für das automatisierte Aufzeichnungssystem einer Buchhaltungsabteilung weist möglicherweise eine geringe Wahrscheinlichkeit auf, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden. Das Schreiben kann jedoch auch zeigen, wie ein Ausfall dieses Systems schwerwiegende Auswirkungen auf die Abläufe der Abteilung haben kann.
Notfallplan
Das Notfallschreiben enthält einen Aktionsplan, in dem die Schritte beschrieben sind, die die Abteilung im Falle eines Störungspunkts unternimmt, damit die Abteilung den Störungspunkt bearbeiten und gleichzeitig eine erforderliche Aufgabe ausführen kann. Obwohl die im Eventual Letter beschriebenen Maßnahmen möglicherweise nicht die effizienteste oder zweckmäßigste Methode sind, um die Aufgabe auszuführen, erledigen sie die Aufgabe. Der Aktionsplan im Notfallschreiben der Buchhaltungsabteilung kann Schritte zur Verwendung von Papierbüchern und Taschenrechnern im Falle eines Datenverlusts von einer abgestürzten Festplatte enthalten.
