Wenn Sie eine Lösung für ein seit langem bestehendes Problem vorschlagen, besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vorgesetzter Sie auffordert, einen formellen Vorschlag einzureichen. Obwohl die Länge je nach den Informationen, die Sie abdecken müssen, unterschiedlich ist, bestehen die meisten formellen Vorschläge aus bestimmten Hauptkomponenten, die denen formeller Berichte ähneln. Dazu gehören in der Regel das Präfatorium, der Hauptteil und ergänzende Teile. Wie der Name schon sagt, führt der vorbereitende Teil des Vorschlags den Leser in das Konzept ein.
Titeldetails
Die Titelseite ist die erste Seite des Vorschlags, die unmittelbar nach der Titelseite platziert wird und nichts anderes als den Titel enthält. Daran schließt sich das Titelblatt an, auf dem neben dem Titel die Namen des Verfassers und die Person, die den Verfasser zur Einreichung des Vorschlags ermächtigt hat, sowie dessen Bezeichnung, offizielle Adresse und Kontaktdaten angegeben sind. Diese Seite sollte auch das Datum der Einreichung des Vorschlags enthalten.
Briefe
Die schriftlich genehmigten Vorschläge sollten das Autorisierungsschreiben unmittelbar nach der Titelseite enthalten. Darauf folgt das Übermittlungs- oder Anschreiben, das von der Person verfasst wird, die den Vorschlag verfasst. Das Begleitschreiben muss den Empfänger ansprechen und den Vorschlag anhand seines Titels identifizieren. Dieses förmliche Schreiben enthält im Allgemeinen Informationen über den Zweck des Dokuments, ohne auf die Details dessen, was es beinhaltet, oder die Schlussfolgerungen, zu denen der Autor gelangt ist, einzugehen. Mit dem Begleitschreiben kann der Verfasser die Hilfe anerkennen, die er bei der Vorbereitung des Vorschlags erhalten hat.
Inhaltsverzeichnis
Das Inhaltsverzeichnis gibt einen Überblick über die Struktur des Vorschlags. Es enthält eine umfassende Liste der Überschriften innerhalb des Dokuments sowie die entsprechende Seitennummer. Es ist wichtig, diese Überschriften mit ausreichenden Lücken und Führungslinien abzugleichen, um eine klare Darstellung der Informationen zu ermöglichen. Wenn der Vorschlag eine große Anzahl von Abbildungen, Tabellen, Diagrammen oder anderen visuellen Hilfsmitteln enthält, sollten diese auf einer separaten Seite als „Liste der Abbildungen“ unmittelbar nach dem Inhaltsverzeichnis aufgeführt werden.
Zusammenfassung
Dieser Abschnitt enthält präzise Informationen zu den im Vorschlag enthaltenen Inhalten. Nach der im Inhaltsverzeichnis enthaltenen Übersicht wird in der Zusammenfassung das Thema vorgestellt, relevante Daten bereitgestellt und die Schlussfolgerungen und Empfehlungen der Person, die den Vorschlag macht, zusammengefasst. Der Zweck dieser Zusammenfassung ist es, einen Überblick über das Thema aus der Vogelperspektive zu erhalten, damit die vielbeschäftigten Führungskräfte schnell darauf zugreifen können. Obwohl dies vor dem Hauptteil des Vorschlags erscheint, ist es einfacher, diesen Teil nach dem Zusammenstellen des gesamten Dokuments zuletzt zusammenzustellen.
