Unabhängig davon, ob Sie in einer geschäftigen PR-Abteilung für ein großes Unternehmen arbeiten oder für eine kleine Veranstaltung mit der Promotion beauftragt wurden, der Medienalarm ist eines der wichtigsten Instrumente des Handels. Bei der Medienbenachrichtigung handelt es sich um eine Einladung, die die Medien über Ihre Veranstaltung informiert, beispielsweise eine Pressekonferenz oder eine große Eröffnung, und sie zur Teilnahme anregt. Eine Medienwarnung unterscheidet sich von einer Pressemitteilung. Dies ist ein Beispiel für die Art der Berichterstattung, die Sie nach dem Ereignis anzeigen möchten.
Fügen Sie dem Dokument eine Überschrift hinzu, in der „Medienwarnung“ angezeigt wird. Verwenden Sie eine große Schrift (20 Punkte oder höher) - alle Großbuchstaben und Fettdruck, um sicherzustellen, dass die Warnung bei allen anderen Elementen hervorgehoben wird, die ein Newsroom täglich empfängt.
Geben Sie das Datum, an dem Sie die Benachrichtigung senden, und Ihre Kontaktinformationen oben auf der Seite an.
Beschreiben Sie die grundlegenden Informationen zur Veranstaltung. Wer, Was, Wo, Wann Und Warum? Teilen Sie jeden Aspekt in einen eigenen Absatz mit jeweils einem eigenen Header auf.
Verwenden Sie eine klare, überzeugende Sprache, um das Ereignis zu beschreiben, vermeiden Sie jedoch die Berichterstellung. Eine Medienwarnung soll Medien für ein Ereignis ansprechen, nicht das Ereignis erklären oder Winkel zu den Nachrichten bereitstellen.
Drucken Sie den Medienalarm auf den Firmenbriefkopf. Überprüfen Sie das Dokument erneut auf Tippfehler, Rechtschreib- und Grammatikfehler und stellen Sie sicher, dass die Details des Ereignisses korrekt sind.
Bereiten Sie Ihre Medienkontaktliste vor. Jedes Medienunternehmen hat seine eigenen Vorlieben für den Empfang von Benachrichtigungen, die meisten bevorzugen jedoch Fax oder E-Mail. Vergewissern Sie sich, dass die Kontaktinformationen, die Sie für jede Person haben, korrekt sind, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
Senden Sie die Medienbenachrichtigung mindestens 24 Stunden vor der Veranstaltung, wenn möglich. Wenn es sich bei der Medienbenachrichtigung um eine Pressekonferenz in letzter Minute oder um ein Angebot eines Experten für eine Nachricht handelt, senden Sie diese so bald wie möglich, vorzugsweise mit einer oder zwei Stunden Vorlaufzeit.
Folgen Sie der Medienbenachrichtigung mit einem Telefonanruf, wenn Sie bestätigen möchten, dass wichtige Medien die Benachrichtigung erhalten haben und planen, daran teilzunehmen, oder wenn sie kurzfristig ausfällt.
Stellen Sie die Medienbenachrichtigung auf der Website Ihres Unternehmens bereit, und fügen Sie gegebenenfalls den Social Media-Feeds Ihres Unternehmens Informationen über das Ereignis hinzu. Wenn die Medien Sie online verfolgen, können sie sofort Informationen aus diesen Quellen erhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn sie nicht im Einsatz sind und Ihre gedruckte Warnmeldung nicht erhalten.
Tipps
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Halten Sie den Medienalarm kurz, maximal eine Seite. Machen Sie deutlich, dass es auf der Medienveranstaltung Möglichkeiten für Fotos und Videos gibt.
