Dokumentkontrollverfahren sind für die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen von entscheidender Bedeutung. Sie tragen dazu bei, dass Sie alle Kreditorenrechnungen ordnungsgemäß in das Hauptbuch der Buchhaltung aufnehmen und die Zahlungen für die Rechnungen rechtzeitig abwickeln. Ein schriftliches Verfahren für die Verarbeitung von Verbindlichkeiten hilft, Fehler bei der Verarbeitung zu vermeiden und verspätete Gebühren für die verspätete Zahlung zu vermeiden.
Datumsstempel der Rechnung
Die Person, die für das Öffnen der Tagespost verantwortlich ist, sollte jede erhaltene Rechnung mit dem Datum des aktuellen Tages mit einem Datumsstempel versehen. Mit der Datumsstempelung können Sie die Zeit erfassen, die für die Zahlung einer Rechnung in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Die Person, die die Rechnungen mit einem Datumsstempel versehen hat, sollte wesentliche Zeitunterschiede zwischen dem Rechnungsausstellungsdatum und dem Datum des Eingangs feststellen. Rechnungen, die Wochen nach der Erstellung verschickt wurden, müssen möglicherweise rasch durch den Kreditorenprozess geleitet werden, um verspätete Gebühren zu vermeiden.
Kodieren Sie die Rechnung
Der für die Erstellung oder Verwaltung der Ausgaben verantwortliche Mitarbeiter schreibt den Code für das entsprechende Sachkonto in die Rechnung und vergleicht die Rechnung mit dem verbleibenden Budget für dieses Kostenkonto. Wenn das Hauptbuchkonto nach der Verarbeitung der Rechnung den budgetierten Betrag übersteigt, sollte der Mitarbeiter eine Erklärung für den Überhang der Rechnung angeben.
Rechnungsfreigabe anfordern
Die Manager sind dafür verantwortlich, alle Kreditorenrechnungen, die in ihren Kontrollbereich fallen, zu überprüfen und zu genehmigen. Der Manager überprüft die Kodierung auf der Rechnung auf Richtigkeit und etwaige Erläuterungen der Budgetüberschreitung auf Vollständigkeit. Anschließend schreibt der Manager die Rechnung ein und datiert sie, sodass der Buchhalter weiß, dass der Manager die Rechnung zur Zahlung genehmigt hat.
Bereiten Sie den Scheck vor
Der Buchhalter überprüft die Rechnung, um sicherzustellen, dass die richtigen Genehmigungen und Erklärungen für Überbestände in der Rechnung enthalten sind. Der Buchhalter überprüft auch die Kodierung auf der Rechnung und fragt jede Kodierung ab, die fehlerhaft erscheint. Sobald der Buchhalter mit der Genehmigung und Kodierung der Rechnung zufrieden ist, erstellt er einen Scheck zur Zahlung.
Geschäftschecks sollten zwei Check-Stubs enthalten: einen Check-Stub für den Aussteller und einen Check-Stub für den Empfänger. Der Check-Stub sollte das Datum der Rechnung, die Rechnungsnummer und die Geschäftskontonummer enthalten, falls der Lieferant eine zugewiesen hat. Der Ausstellerprüfstub kann, falls gewünscht, die Hauptbuchcodierung enthalten. Erstellen Sie eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Unterlagen und heften Sie den Emittentenprüfstand oben auf der Rechnung an. Reichen Sie die Rechnungskopie ein, um die Kosten im Fall einer Prüfung oder für Buchhaltungsrecherchen zu decken.
