Das Erstellen einer Inventarliste der Artikel in einem Büro kann bei Diebstahl, Feuer oder Naturkatastrophen wichtig sein. Ohne eine Liste müssten Sie sich auf den Speicher des Büros verlassen. Eine Kopie der Liste sollte außerhalb des Standortes aufbewahrt und aktualisiert werden, wenn Büromöbel und -ausrüstung gekauft oder entfernt werden. Optional können Sie eine Bestandsliste mit Zeichnungen oder Fotos ergänzen, die die Position der Schlüsselobjekte in jedem Raum anzeigen.
Möbel und Zubehör
Eine Liste von Büromöbeln und Raumzubehör umfasst Schreibtische, Stühle, Lampen, Abfalleimer, Aktenschränke und sogar Fensterbehandlungen. Nicht zu übersehen sind Dekorationsgegenstände wie Bilder oder Gemälde, Wandbehänge, Pflanzen, Zierfiguren und Spiegel. Überprüfen Sie die Regale, die eine Bürobibliothek bilden. Einige Nachschlagewerke können relativ teuer sein, und ihr Wert sollte beachtet werden.
Computersysteme
Das Herz der meisten Büros ist heutzutage ein oder mehrere Computersysteme. Die Systeme bestehen aus dem Hauptcomputergehäuse (CPU), Monitoren, Druckern, Scannern, Lautsprechern, Tastaturen, Mäusen und allen zugehörigen Verbindungskabeln. Notieren Sie alle Laptop-Computer. Weitere Artikel sind unterbrechungsfreie Notstromversorgung für Batterien und Videoprojektionssysteme. Ein Büroinventar, in dem auch der Kaufpreis und das Kaufdatum jedes Artikels (Möbel oder Computer) aufgeführt sind, ermöglicht die Verwendung der Liste zur Bestimmung des Deckungsumfangs, der zur Absicherung des Inhalts des Büros erforderlich ist. Die Erfassung des Kaufpreises und des Kaufdatums ist auch beim Ausfüllen von Einkommensteuererklärungen hilfreich, da Computer und andere Büroausstattung über mehrere Jahre abgeschrieben werden können und der Kaufpreis und das Kaufdatum in dieser Berechnung benötigt werden. Fügen Sie auch Computersoftware in die Liste ein.
Kommunikationsausrüstung
In Büros werden üblicherweise elektronische Geräte für die Kommunikation verwendet, zusätzlich zum E-Mail über einen Computer. Die Büroinventarliste sollte Kopier- und Faxgeräte, Telefone, Diktiergeräte und Intercoms enthalten. Breitbandmodems und -router werden verwendet, um Computer und VoIP (Voice Over Internet Protocol) mit Kommunikationsdiensten zu verbinden. Eine Liste mit Seriennummern aller elektronischen Geräte und Computergeräte ist im Falle eines Diebstahls wertvoll.
Vorräte
„Büromaterialien“ gelten als Gegenstände, die im geschäftlichen Verkehr verbraucht werden und regelmäßig nachgefüllt werden müssen. In dieser Kategorie befinden sich Papier für Kopiergeräte und Drucker, Notizbücher und Notizpapier, gefütterte Blöcke, Terminkalender und Kalender, Tinte und Toner für Drucker und Faxgeräte, Stifte und Bleistifte, Marker, Büroklammern, Müllbeutel, Umschläge und dergleichen. Ein Spaziergang durch ein Bürogeschäft oder ein kurzer Blick in Ihren Vorratsschrank erinnert Sie an zusätzliche Vorräte. Softwareprogramme stehen zur Verfügung, um die Verwaltung und Nachverfolgung von Büroinventar zu unterstützen. Sie können Warnmeldungen ausgeben, wenn das Verbrauchsmaterial knapp wird und neu bestellt werden muss.
