Unternehmen haben zwei große Geschäftszyklen: den Einnahmenzyklus und den Ausgabenzyklus. Die Kreditoren für den gesamten Zyklus sind Teil des größeren Einkaufs- und Ausgabenzyklus. Es besteht aus alle erforderlichen Buchhaltungsaktivitäten, die erforderlich sind, um einen Kauf abzuschließen, sobald die Bestellung aufgegeben und das Produkt oder die Dienstleistung erhalten wurde. Der gesamte Zyklus der Kreditoren umfasst übereinstimmende Dokumente, die Genehmigung von Rechnungen, das Ausstellen von Schecks und das Erfassen von Zahlungen.
Tipps
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Kreditoren für den gesamten Zyklus können sich entweder auf den vollständigen Prozess des Rechnungsempfangs, -überprüfens und -bezugs oder auf eine Stelle beziehen, die für den gesamten Prozess verantwortlich ist.
Der Kreditorenzahlungszyklus
Die Debitorenbuchhaltung umfasst drei Hauptdokumente: eine Bestellung, einen Empfangsbericht und eine Lieferantenrechnung.
- Wenn das Unternehmen zum Kauf bereit ist, sendet eine Einkaufsabteilung eine Bestellung zu einem Verkäufer. Dieses Dokument enthält die angeforderte Ware, den Preis und die Menge. Die Bestellung veranlasst den Lieferanten, die Waren zu versenden.
- Sobald das Unternehmen die Ware erhalten hat, wird die Empfangsabteilung abgeschlossen empfangsbericht. Dieser Bericht dokumentiert die genaue in der Sendung enthaltene Ware. Wenn die Sendung beschädigte Artikel enthält, wird dies vom Mitarbeiter im Bericht vermerkt.
- Der Verkäufer sendet eine Lieferantenrechnung Zahlungsaufforderung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Dieses Dokument wird an die Kreditorenbuchhaltung gesendet und löst den Zahlungsvorgang aus.
Kreditorenverfahren
Eine gut geführte Buchhaltungsfirma wird gegründet sorgfältig definierte Verfahren den Kreditorenprozess leiten, um Fehler zu vermeiden und sie zu erkennen, wenn sie auftreten. Dieselben Verfahren können auch vorsätzliche Fälschungen verhindern und erkennen und einen Prüfpfad für die spätere Verwendung bereitstellen, falls eine Abweichung unentdeckt bleiben sollte. Diese Verfahren unterscheiden sich zwischen Unternehmen und Abteilungen, folgen jedoch im Allgemeinen einem ähnlichen Muster:
- Nach Erhalt der Lieferantenrechnung führt das Kreditorenteam a Drei-Wege-Spiel durch Vergleichen der Informationen in der Bestellung mit denen des Empfangsberichts und der Lieferantenrechnung, um sicherzustellen, dass die Informationen konsistent sind.
- Wenn die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nachweisen können, dass die Waren auf der Lieferantenrechnung beim Unternehmen bestellt wurden und eingegangen sind, können die Rechnung wird genehmigt für die Zahlungsabwicklung. Dies geschieht durch einen Gutschein, eine Unterschrift oder einen Stempel.
- Wenn es Abweichungen gibt - wenn die erhaltene Menge nicht mit der bestellten Menge und der Rechnung übereinstimmt oder wenn das Produkt nicht genau wie bestellt ist -, versucht die Forderung, die Quelle der Ausgabe anhand von zu ermitteln Nachverfolgung nach Bedarf mit der empfangenden Abteilung der Verkäufer oder der Endbenutzer, der die Bestellung aufgegeben hat.
- In großen Unternehmen wird die tatsächliche Zahlung von der Finanzabteilung abgewickelt. Jedoch, Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind für die Ausgabe von Zahlungen verantwortlich in den meisten kleinen Unternehmen. Nachdem eine Rechnung bestätigt wurde, sendet die Kreditorenbuchhaltung die belegte Dokumentation zusammen mit einem Scheck an einen Unterzeichner eines Firmenschecks.
- Nachdem der Scheckunterzeichner die Schecks genehmigt und unterschrieben hat, schickt der Kreditor die Schecks und markiert die Rechnung als bezahlt im Rechnungswesen.
Rollen für Kreditoren mit vollem Zyklus
Auftragsbeschreibungen für Kreditoren werden häufig auch als "vollständiger Zyklus" bezeichnet. Dies bedeutet, dass der Kreditor der Kreditoren ist verantwortlich für jeden Teil des Zahlungsvorgangsim Gegensatz zur Spezialisierung auf einen oder mehrere spezifische Bereiche. Zu den möglichen Verantwortlichkeiten gehören ein Drei-Wege-Abgleich, die Überprüfung der Spesenabrechnung auf Richtigkeit, die Anwendung von Skonti und die Ausgabe von Zahlungen an Lieferanten.
Wenn diese Stellen ausgeschrieben werden, versucht die Personalabteilung oder der für die Einstellung verantwortliche Manager in der Regel, Fragen aus dem Bereich der Kreditorenfragen zu erstellen, die die Vertrautheit des Bewerbers mit dem gesamten Prozess genau einschätzen und Schwachstellen oder Bereiche mit Unerfahrenheit ermitteln.
