Tagesordnungen sind wie Kraftstoff mit hoher Oktanzahl für Meetings - sie können die Effizienz und Produktivität jedes Entscheidungsprozesses erheblich verbessern. Eine gute Agenda kann die Anzahl der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Meetings auf die Hälfte reduzieren und die Tendenz für Meetings, sich in Diskussionen zu verzweigen, die für die Zielerreichung nicht nützlich sind, stark reduzieren.
Die Rolle einer Agenda
Ziel einer Agenda ist es, den Entscheidungsprozess unter den Mitgliedern der Gruppe zu erleichtern. Dies kann für ein technologisches Upgrade oder eine Budgetdiskussion sein. Die Tagesordnung hilft, die Teilnehmer auf die endgültige Entscheidung zu konzentrieren. Die Agenda macht es auch einfacher, den Erfolg des Meetings zu bewerten, indem eine Checkliste für Nachverfolgung und Verantwortlichkeit bereitgestellt wird.
Formate
Die erste Zeile der Tagesordnung sollte das Ziel und den Zweck des Treffens enthalten. Einige Tagesordnungformate bevorzugen es, das Ziel zusammen mit Unterzielen nach jedem Tagesordnungspunkt anzugeben. Beide Formate schaffen einen Diskussionsrahmen. Agenden können von einfach bis komplex variieren. Sie können Anhänge und Lesematerial oder die Tagesordnung der vorherigen Sitzung enthalten. Die Art des verwendeten Formats wird im Allgemeinen durch die Formalität und die Dauer der Besprechung festgelegt. Eine gute Faustregel lautet, dass das Format dem Kleid der Meetingteilnehmer entsprechen sollte. Das heißt, ein Meeting mit Sandalen und Shorts kann mit einer informellen Agenda auskommen, während ein Raum mit Anzügen eine formale Agenda erfordert.
Informell vs. Formal
Das kurze oder informelle Meeting kann in einer E-Mail oder einer Meeting-Erinnerung zusammengefasst werden. Es kann eine Zeile für das Ziel des Treffens und dann drei bis fünf kurze Diskussionspunkte enthalten. Die lange Agenda ist in der Regel eine vollständige Seite mit Titel, Ort, Datum und Uhrzeit, Zielen und Themen oder Diskussionspunkten. Lange Besprechungen sollten auch Zeiten für jedes Diskussionsthema und den Namen des Moderators enthalten. Beide Tagesordnungformate sollten mit einem Abschnitt für "Nächste Schritte" für die Weiterverfolgung enden. Diese "nächsten Schritte" werden beim nächsten Treffen zur Grundlage für Agenda-Themen.
