Verfassen von Berichten in einer wesentlichen Fähigkeit auf allen Unternehmensebenen. Das Schreiben klarer, präziser Berichte ist eine Schlüsselkompetenz für eine effektive Geschäftskommunikation. Ein effektiver, gut geschriebener Bericht kann den Umsatz steigern, kohärentere und besser funktionierende Teams bilden, Prozesse rationalisieren und Finanzvorgänge verbessern. Berichte können das Management auf Wachstumschancen aufmerksam machen, Bereiche identifizieren, in denen eine höhere Effizienz erzielt werden kann, und kohärente Geschäftsabläufe festlegen. Da es für die meisten Unternehmen so wichtig ist, gilt das Verfassen von Berichten als eine der wichtigsten Formen der Geschäftskommunikation.
Überlegungen
Das Verfassen von Berichten muss, da es ein so wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation ist, gut geplant sein. Zu den wichtigen Erwägungen zählen die Kenntnis der Zielgruppe, für die der Bericht verfasst wird, die Gründe für die Erstellung des Berichts, der Zweck, für den der Bericht bestimmt ist, und die spezifischen Mitarbeiter, die Informationen liefern müssen, die für die Fertigstellung des Berichts wesentlich sind. Es ist wichtig, die Anzahl der Geschäftsressourcen zu bestimmen, die für die Erstellung des Berichts erforderlich sind, und den Wert dieser Ressourcen mit dem Nettoertrag zu vergleichen, der von der Erstellung des Berichts erwartet wird. Wenn für das Schreiben eines Berichts viele wertvolle Ressourcen erforderlich sind, der Bericht jedoch nur einen geringen Nutzen bringt, ist er kein wirksames Projekt. Möglicherweise ist eine weniger zeitaufwändige Form der Geschäftskommunikation erforderlich, beispielsweise ein Memorandum.
Planung
Wenn alle Überlegungen geprüft und dokumentiert wurden, erstellt der Verfasser des Berichts - oder der Projektleiter, wenn mehrere Verfasser den Bericht erstellen - einen Plan. Planung ist für eine effektive Geschäftskommunikation unerlässlich, nirgends als für das Verfassen von Berichten. Ein umfassender Plan zum Erstellen eines Berichts umfasst den Zeitplan für die Erstellung des Berichts, das benötigte Material, eine Liste aller Beitragszahler sowie alle erforderlichen Hilfsmaterialien und -materialien, z. B. Vorlagen.
Produktion
Die Produktion ist der wichtigste Schritt in allen Projekten der Unternehmenskommunikation. Beim Verfassen von Berichten kann die Produktion je nach Projektumfang bis zu einem Tag oder mehreren Monaten dauern. Es ist wichtig, den Plan während langer Berichterstellungsprojekte regelmäßig zu konsultieren, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen ist.
Rezension
Ein Bericht wird normalerweise mindestens vom Verfasser geprüft, bevor er an die Endempfänger übermittelt wird. Gute Grammatik und ein guter Stil sind für die gesamte Geschäftskommunikation erforderlich. Daher sollte die Überprüfung mindestens eine Überprüfung der Rechtschreibung und Interpunktion enthalten. Wenn es die Zeit erlaubt, sollte eine umfassendere Überprüfung des Inhalts durchgeführt werden. Nach Möglichkeit sollte der Korrektor jemand sein, der das Material neu sieht; "frische Augen" können Tippfehler oder grammatikalische Probleme erkennen, die jemand, der eng an der Erstellung des Berichts beteiligt war, nicht fangen kann.
Lieferung
Die Übermittlung eines Berichts kann verschiedene Formen annehmen: Ein Bericht kann als Diaschau und Diskussion dargestellt, ausgedruckt und per E-Mail an Empfänger gesendet oder in mehrere Abschnitte unterteilt und über mehrere Wochen an verschiedene Empfänger übermittelt werden. Es kann eine kürzere Version eines langen Berichts präsentiert werden, während die Vollversion in gedruckter Form zur Verfügung gestellt wird. Die Versandmethoden richten sich nach der Länge des Berichts, der Verfügbarkeit des Verfassers zur Darstellung der Ergebnisse und den geografischen Standorten der Empfänger.
