Microsoft Access verfügt als Datenbankprogramm über eine Reihe von Anwendungen in der Geschäftswelt. Manager können mithilfe von Access eine Datenbank mit Mitarbeitern erstellen, die es ihnen ermöglicht, Gehaltsinformationen, demografische Daten und Budgetzahlen auf einen Blick zu überprüfen. Buchhalter verwenden häufig Access-Datenbanken, um Rechnungen nachzuverfolgen, Forderungen zu überprüfen und die Finanzen des Unternehmens zu verfolgen. Sobald die zugrunde liegenden Informationen in die Access-Tabellen eingegeben wurden, können Buchhalter benutzerdefinierte Abfragen und Formulare erstellen, die das Auffinden der benötigten Informationen erheblich erleichtern.
Notieren Sie sich eine Liste der Felder, die Sie in Ihre Buchhaltungsdatenbank aufnehmen möchten. Je nach Ihren Anforderungen können diese Felder den fälligen Betrag, den Namen des Kunden, das Fälligkeitsdatum, die Bedingungen und ein Notizfeld für die Eingabe von Text in freier Form enthalten.
Öffnen Sie Microsoft Access, und wechseln Sie zum Tabellenabschnitt. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Tabelle in der Entwurfsansicht. Dadurch wird ein Raster geöffnet, in das Sie einen Namen für jedes Feld sowie eine Beschreibung des Feldinhalts eingeben können.
Klicken Sie für jedes Feld in Ihrer Datenbank auf das Dropdown-Feld neben "Datentyp". Sie können Ihre Felder nach Bedarf als Währung, als Zahl und als Text formatieren. Sie können Datums- und Uhrzeitfelder auch für Fälligkeiten verwenden.
Überprüfen Sie die Liste der Felder in Ihrer Datenbank und fügen Sie alle anderen hinzu, von denen Sie glauben, dass Sie sie benötigen. Es ist einfacher, alle benötigten Felder von Anfang an zu erstellen, als zurück zu einer Datenbank zu gehen, die bereits Hunderte oder Tausende von Datensätzen enthält.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um Ihre Tabelle zu speichern. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf "OK".
Gehen Sie in den Formularbereich des Zugriffsfensters und wählen Sie die Option des Formularassistenten. Verwenden Sie den Formularassistenten, um ein einfaches Dateneingabeformular auf der Grundlage der Felder in Ihrer Tabelle zu erstellen. Sie können dieses Dateneingabeformular dann verwenden, um der Tabelle Informationen hinzuzufügen. Wenn Sie in das Dateneingabeformular eingeben, werden die Informationen automatisch in die zugrunde liegende Access-Tabelle übertragen.
Wechseln Sie zum Abschnitt "Abfragen" und beginnen Sie mit dem Erstellen der Abfragen, die Ihre Buchhaltungsdatenbank nützlicher machen. Verwenden Sie den Abfrageassistenten, um die erste Abfrage zu erstellen und zu speichern. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und wählen Sie "Entwurfsansicht", um Änderungen vorzunehmen oder Kriterien festzulegen. Sie können beispielsweise eine Fälligkeitsdatumabfrage erstellen und "Zwischen Startdatum eingeben und Enddatum eingeben" eingeben. Dadurch wird der Benutzer aufgefordert, die Start- und Enddaten einzugeben, wenn die Abfrage ausgeführt wird. Diese Art von Abfrage kann sehr nützlich sein, um überfällige Rechnungen zu überprüfen und Forderungen nachzuverfolgen.
