Die schwierige Aufgabe, einen Machbarkeitsplan zu erstellen, liegt hinter Ihnen. Jetzt müssen Sie ein Anschreiben schreiben, da die besten Geschäftspraktiken vorgeben, dass es mehr als ein wenig unprofessionell ist, den Plan einfach in einen Umschlag zu stecken und ihn zu verschicken. Betrachten Sie das Anschreiben als den letzten Schliff - den Bogen auf der Geschenkverpackung, wenn Sie so wollen - das zeigt dem Empfänger, dass Sie an Erscheinungen interessiert sind und auch, dass er den Machbarkeitsplan in letzter Minute geändert hat.
Wählen Sie eine geschäftsähnliche Schriftart für Ihren Brief. Wählen Sie zum Erstellen der Symmetrie diejenige aus, die Sie für Ihren Durchführbarkeitsplan verwendet haben. Ansonsten sind Times New Roman, Arial oder Tahoma in 11 Punkten eine gute Wahl. Richten Sie 1-Zoll-Ränder oben, unten und an den Seiten ein und ordnen Sie den Buchstaben im Blockstil ohne Einrückungen an.
Geben Sie die Absenderadresse ein, die Ihre Adresse (nicht Ihren Namen) und das Datum enthält. Doppelraum
Geben Sie die interne Adresse oder den Namen und die Adresse ein, an die Sie den Machbarkeitsplan senden. Doppelraum
Geben Sie die Anrede ein. Doppelraum
Schreiben Sie den ersten Absatz, fassen Sie den Zweck des Schreibens zusammen und weisen Sie auf alle relevanten Details des Durchführbarkeitsplans hin: „Beiliegend finden Sie einen Durchführbarkeitsplan, in dem der Umfang des Plans und sein Zweck dargelegt sind, den ich Ihnen gerne zur Verfügung stelle Namen von (der Name Ihres Unternehmens). “Doppel-Leerzeichen.
Weisen Sie darauf hin, dass der Empfänger den Plan sorgfältig lesen und Änderungen vornehmen sollte - und dies in Kürze -, bevor vertraglich vereinbarte professionelle Dienstleistungen beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine angemessene Frist einhalten und dem Empfänger ausreichend Zeit für eine sorgfältige Überprüfung geben, aber nicht so viel Zeit, dass der Plan vom Bildschirm des Unternehmensradars fallen kann: „Ich bitte Sie respektvoll, den beiliegenden Plan zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er alles genau widerspiegelt relevante Punkte. Wenn nicht, und wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, setzen Sie sich bitte so schnell wie möglich mit mir (Ihrer Telefonnummer) in Verbindung, um sie zu besprechen. Wenn nicht, unterschreiben Sie bitte den Plan auf der letzten Seite. Ich werde Sie innerhalb einer Woche anrufen, um einen angenehmen Zeitpunkt für die Abholung des Plans in Ihrem Büro festzulegen. “Doppelter Raum.
Schreiben Sie einen abschließenden Absatz, der auf jede Geschäftsbeziehung hinweist, die die Machbarkeitsstudie vorsieht. „Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre umgehende Aufmerksamkeit. Jetzt, da der Plan für die Durchführbarkeit abgeschlossen ist, freue ich mich darauf, auf viele Jahre produktiv und für beide Seiten vorteilhaft mit Ihnen zusammenzuarbeiten. “Doppelte Räume.
Geben Sie einen formellen Abschluss ein, z. B. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Leerzeichen viermal.
Gib deinen Namen ein. Raum einmal. Geben Sie „Enclosure“ ein (bezieht sich auf den Machbarkeitsplan). Unterschreiben Sie Ihren Namen im Leerzeichen zwischen dem abschließenden und Ihrem eingegebenen Namen.
Tipps
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Lesen Sie Ihren Brief vor. Bitten Sie dann einen vertrauenswürdigen Kollegen - vorzugsweise einen, der am Machbarkeitsplan beteiligt ist -, ihn ebenfalls zu lesen. Lesen Sie den Brief vor dem Versenden durch.
Speichern Sie eine Kopie des Briefes für Ihre Dateien.
