Jede Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen sollte ein Anschreiben enthalten, auch wenn Ihr Angebot eine Zusammenfassung enthält. Jede dieser Aufgaben hat einen anderen Zweck und sie arbeiten nicht nur zusammen, um einen guten Eindruck zu erzeugen, sondern auch um zu beweisen, dass Sie sowohl den Kunden als auch die Anforderungen des Jobs verstehen. Da ein Anschreiben jedoch zeigt, dass Sie die wichtigsten Anforderungen des Kunden verstehen, ohne ein Mini-Vorschlag zu werden, ist es für manche Leute schwieriger zu schreiben.
Stellen Sie den rechten Ton ein
Ihre Beziehung zum potenziellen Kunden und manchmal Anweisungen im RFP-Kit bestimmen, ob der Brief einen formellen oder persönlichen Ton annehmen soll. Solange Sie ehrlich und aufrichtig sind, sind personalisierte Briefe, in denen Sie dem Kunden Komplimente machen und ihm danken, oft am effektivsten. Fügen Sie beispielsweise Aussagen wie "Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich für all Ihre Hilfe zu bedanken" und "Ihre Hilfe und Anleitung waren von unschätzbarem Wert" im Hauptteil des Schreibens ein.
Format und Stil
Teilen Sie den Brief mit Briefpapier und einem Geschäftsbriefformat in drei Abschnitte: eine Einleitung, einen Hauptteil und einen kurzen abschließenden Absatz. Verwenden Sie eine Serifenschriftart wie Garamond, Georgia oder Times New Roman, da für viele Menschen Serifenschriftarten leichter lesbar sind. Begrenzen Sie Ihr Anschreiben auf maximal ein oder zwei Seiten.
Die Eröffnung
Öffnen Sie das Begleitschreiben mit einer kurzen, relevanten Eröffnungsrede, wie z. B. „Der von mir versprochene Vorschlag ist beigefügt“ oder „Ich habe es genossen, mit Ihnen über Ihr Projekt zu sprechen.“ Folgen Sie diesem Abschnitt mit einem Abschnitt, in dem Sie das gesamte Verständnis verständlich machen Anforderungen an die Ausschreibung. Teilen Sie dem Leser mit, ob der Vorschlag Anhänge enthält, und markieren Sie in diesem Fall kurz den Inhalt. Beenden Sie die Einführung, indem Sie den Zeitraum angeben, für den das Preisangebot gültig ist.
Der Körper
Fügen Sie alle erforderlichen Informationen wie den Verlauf Ihres Unternehmens, Qualifikationen oder Referenzen, für die die RFP möglicherweise erforderlich ist, in den Hauptteil des Schreibens ein. Konzentrieren Sie sich den Rest des Briefes auf die Befriedigung von bis zu vier wichtigen Kundenbedürfnissen. Verwenden Sie zum Beispiel Aufzählungspunkte, um zusammenzufassen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die wichtigsten Anforderungen des Kunden erfüllt. Erweitern Sie dann jeden Aufzählungspunkt in den verbleibenden Absätzen.
Die nahe
Stellen Sie im abschließenden Absatz sicher, dass Sie vollständige Informationen für die Kontaktstelle angeben, einschließlich Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse. Fügen Sie einen "nächsten Schritt" oder einen Handlungsaufruf hinzu, z. B. "Ich werde Sie später in dieser Woche kontaktieren, um alle Ihre Fragen zu beantworten" oder "Ich werde Sie nächste Woche anrufen, um diesen Vorschlag zu besprechen". Beenden Sie mit einem höflichen Ausdruck und Ihr Name und Titel.
