Ein Buchhaltungsinformationssystem liefert genaue und zeitnahe Finanzinformationen für interne Managementzwecke. Während diese Systeme Papierhandbücher und -bücher enthalten können, basieren die meisten Systeme in der heutigen Geschäftsumgebung auf Buchhaltungssoftwareprogrammen oder -anwendungen. Diese Systeme stellen finanzielle oder operative Berichte zur Verfügung, mit denen Unternehmer ihre Entscheidungen treffen können. Ein Buchhaltungsinformationssystem kann auch abteilungs- und unternehmensweite Ziele integrieren und erfüllen.
Zentrale Informationssammlung
Buchhaltungsinformationssysteme sammeln Informationen für verschiedene Zwecke in einem Unternehmen. Große Organisationen verwenden dieses System häufig zum Sammeln und Organisieren von finanziellen und anderen Informationen aus mehreren Geschäftsabteilungen oder Abteilungen. Ein Buchhaltungssystem kann auch Organisationen mit mehreren nationalen oder internationalen Standorten zugute kommen. Dieses System ermöglicht die elektronische Übertragung von Informationen aus vielen Quellen an einen zentralen Ort, an dem Buchhalter diese Daten sammeln und verarbeiten. Einige Systeme können auch Informationen in Echtzeit sammeln.
Gewaltenteilung
Buchhaltungsleiter und Vorgesetzte verwenden ein Buchhaltungsinformationssystem, um die Aufgaben zu trennen und sicherzustellen, dass die verschiedenen Buchhaltungsfunktionen kontrolliert werden. Die Kreditoren, Debitoren, Gehaltsabrechnungen, Finanzdaten der Abteilungen, das Anlagevermögen und der Einkauf arbeiten jeweils in separaten Modulen in einem fortschrittlichen Buchhaltungssystem und erfordern individuelle Abwicklungsprozesse und -verfahren. Jedes dieser Einzelmodule speist zusammenfassende Daten in das Hauptbuch ein, ermöglicht jedoch Systemprüfungen und -bilanzen. Aus einzelnen Modulen können Berichte erstellt werden, um die Richtigkeit der Daten sicherzustellen, bevor sie an das Hauptbuch eines Unternehmens weitergeleitet werden.
Verbesserung des Arbeitsflusses
Die Verbesserung des Arbeitsflusses in den einzelnen Abteilungen wird häufig durch die Einführung eines rechnungslegungsbezogenen Informationssystems gefördert. Abteilungen außerhalb der Buchhaltung müssen aus verschiedenen Gründen verstehen, wie kritische Informationen über das interne Finanzinformationssystem des Unternehmens verarbeitet werden. Quelldokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Kostenaufstellungen für Mitarbeiter, Lohnkarten, Rechnungen und Formulare für die Vermögensbeschaffung müssen vom Originator bis zur Buchhaltung gefunden werden.
Abhängig von der Software erfordert das Abrechnungssystem, dass eine Vielzahl von Informationen für verschiedene Teile des Prozesses manuell in das System eingegeben werden. Dies bestimmt häufig den Arbeitsablauf anderer Abteilungen in Bezug auf die Verarbeitung von Finanzdaten. Verfahren und Prozesse, die die benötigten Informationen klar umreißen, die Schritte zur Verarbeitung dieser Informationen und das Genehmigungsverfahren tragen dazu bei, redundante Arbeiten zu reduzieren, und stellen sicher, dass die Buchhaltung über die erforderlichen Genehmigungen zur Verarbeitung von Finanzdaten verfügt.
