Geschäftsbriefe sind eine wichtige Form der Kommunikation, egal in welchem Land Sie arbeiten, aber Japan hat die Praxis des Schreibens von Geschäftsbriefen in eine Kunstform umgewandelt. Wenn Sie einen Brief in die japanische Geschäftswelt schreiben, ohne ein klares Verständnis des kulturellen Protokolls zu haben, kann dies Ihre Beziehung zu dem betreffenden Unternehmen unbeabsichtigt erschweren. Ein deutlich geschriebener Brief, der ein Gefühl für andere Kulturen zeigt, wird Ihre Bemühungen und Ihr Unternehmen hochschätzen.
Eröffnungskommentare
Eröffnungskommentare sind sehr wichtig und gehen über die Eröffnung von "Sehr geehrter Herr / Frau" hinaus, die wir in Amerika verwenden. Im Allgemeinen ist die höflichste Form der Begrüßung „Haikei“. Dies entspricht „Liebe“, jedoch in einem viel formaleren Rahmen. Je nach Status der Person, an die Sie schreiben, ist es ratsam, das Suffix -san oder -sama zu verwenden. Letzteres sollte jedoch nur verwendet werden, wenn Sie gegenüber dem Empfänger sehr zurückhaltend sind. Eine etwas weniger formale Begrüßung lautet „Zenryaku“ (übersetzt ohne „einleitenden Kommentar“), wird jedoch nur verwendet, wenn der Brief sehr kurz ist und als Entschuldigung für die Kürze behandelt wird.
Abschließende Kommentare
Schlusskommentare sind natürlich genauso wichtig wie der Eröffnungskommentar. Das häufig mit „Haikei“ gepaarte Wort ist „Keigu“, was grob in das englische „Aufrichtig“ übersetzt wird. Frauen verwenden manchmal stattdessen „Kashiko“, da es formeller ist. Das Wort, das mit „Zenryaku“ gekoppelt ist, lautet „Sousou“.
Keigo Rede
Die japanische Sprache hat unterschiedliche Endungen für Stammwörter, von denen jedes von der Situation abhängt und mit wem Sie sprechen. Asiatische Sprachen sind in ihren westlichen Pendants einzigartig in der Verwendung von Keigo oder Ehrenreden, um Respekt vor der anderen Partei auszudrücken. In diesen Fällen unterscheiden sich die Wortendungen, z. B. verwenden Sie die Endung -desu anstelle der eher zufälligen -da. Die Geschäftsbrief-Etikette schreibt vor, dass Sie aus Respekt für den Empfänger versuchen, in einer bestimmten Situation die höchstmögliche, höflichste Form zu verwenden.
Stock-Sätze
Stockphrasen werden im Allgemeinen in Amerika vermieden, in Japan werden sie jedoch tatsächlich erwartet. Etwas wie „Wie geht es dir?“ Mag sich in einem Geschäftsbrief wie eine schlechte Idee anhören, aber selbst wenn Sie in einem großen Unternehmen an den VP of Marketing schreiben, wird die Frage nach der Gesundheit oder Familie des Empfängers als höflich und nachdenklich erachtet Geste. Denken Sie daran, jederzeit die höfliche Sprachform zu verwenden, selbst wenn Sie über das Wetter sprechen.
Meshi
Ein Meshi ist eine japanische Visitenkarte und etwas, das einem Ehrenabzeichen in der Welt des japanischen Salaryman ähnelt. Es folgt ein komplettes Ritual, bei dem die Karte mit beiden Händen erhalten wird, und der Empfänger muss die Karte während des Meetings zu jeder Zeit auf dem Tisch lassen. Wenn Sie den Empfänger in einem Geschäftsbrief noch nie zuvor getroffen haben, müssen Sie dem Brief ein Meshi beilegen. Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie den Empfänger des Briefs zuvor getroffen haben.
