Um ein erfolgreiches Geschäftstreffen abzuhalten, müssen nicht nur die Inhalte und Mitglieder des Meetings, sondern auch die Anordnung der Möbel berücksichtigt werden. Um einen Raum für ein geschäftliches Meeting effektiv zu gestalten, sollten Sie die Funktion des Meetings berücksichtigen und die richtige Atmosphäre und den geeigneten Arbeitsbereich für die Produktivität schaffen. Wenn der Raum für Ihre Besprechung gut organisiert ist, können die Mitarbeiter ohne Unterbrechung oder Ablenkung arbeiten und funktionieren, um die zur Verfügung stehende Besprechungszeit voll nutzen zu können.
Artikel, die Sie benötigen
-
Tabellen
-
Stühle
-
Präsentationszubehör
-
Kabelbinder
-
Klebeband
-
Lampen
-
Beistelltische nach Bedarf
-
Speisen und Getränke
Berücksichtigen Sie die Funktion des Raumes und platzieren Sie die Tische entsprechend. Bei einer Besprechung im Diskussionsstil sollte ein runder Tisch verwendet werden, indem die Tabellen in einem Kreis oder Halbkreis angeordnet werden, sodass jeder Teilnehmer alle anderen sehen kann. Präsentationen können einen Sitzungssaal mit einem großen Rechteck verwenden oder kleinere Tabellen in Reihen platzieren, wobei jeder Teilnehmer in dieselbe Richtung zeigt.
Ordnen Sie Ihre Sitzplätze um die Tische entsprechend Ihrer Tischanordnung mit bequemen Stühlen, die für die Dauer des Meetings geeignet sind. Hartplastikstühle sollten nur für kurze Besprechungen (weniger als eine Stunde) verwendet werden, um die Mitarbeiter fokussiert und komfortabel zu halten. Platzieren Sie zwei bis drei zusätzliche Stühle an der Seite des Zimmers, falls mehr Gäste erwartet werden oder ein Stuhl bricht.
Platzieren Sie Requisiten wie Podeste, Flipcharts, Projektorleinwände oder Präsentationsposter in einem gut sichtbaren Bereich vor dem Raum, so dass jeder Teilnehmer es leicht sehen kann. Wenn Sie Handzettel oder Ordner verwenden, legen Sie sie an jedem Stuhl entlang des Tisches ab oder legen Sie sie zur späteren Verteilung in der Besprechung ab. Lassen Sie nicht zu, dass diese Gegenstände den Arbeitsbereich durcheinander bringen oder die Bewegung innerhalb des Raums erschweren, beispielsweise durch Stapeln auf dem Boden.
Schalten Sie den Klingelton an allen Telefonen im Raum aus, um Störungen zu vermeiden. Ziehen Sie das Telefon jedoch nicht aus der Steckdose, um im Notfall ausgehende Anrufe zuzulassen. Wenn Computer für die Besprechung verwendet werden, bündeln Sie alle Kabel mit Kabelbindern, um ein Verwickeln mit den Füßen zu vermeiden, und kleben Sie alle Kabel auf dem Boden fest, die über Gehwege verlaufen.
Fügen Sie dem Raum zusätzlich zur Deckenbeleuchtung zusätzliche Beleuchtung hinzu, um die Atmosphäre zu mildern und längere Besprechungen weniger visuell zu belasten. Stellen Sie Lampen auf Seitentische, an denen sie nicht im Weg stehen oder die Sicht behindern. Vermeiden Sie jedoch Kerzen, die weiches Licht und Duft ausstrahlen können, aber eine Gefahr darstellen können.
Richten Sie einen kleinen Food-Service-Bereich in einer Ecke des Zimmers oder an einer Wand in der Nähe der Tür ein, um abgefülltes Wasser, Limonaden, Kaffee oder Snacks wie Kekse, Brownies oder Obst- und Fleischschalen bereitzustellen. Wenn Sie Speisen für lange Besprechungen verwenden, vermeiden Sie Nahrungsmittel mit hohem Zuckergehalt und stellen Sie sicher, dass sich in der Nähe des Servicebereichs ein Mülleimer befindet, um den Tisch nach der Essenszeit sauber und aufgeräumt zu halten.
Tipps
-
Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Besprechungsraum auszuwählen, versuchen Sie, einen ruhigen Raum ohne übermäßigen Lärm und Ablenkungen zu finden, während Sie den Besprechungsraum immer noch in der Nähe der Badezimmer auf derselben Etage des Gebäudes platzieren.
Wenn möglich, stellen Sie den Thermostat im Raum auf eine angenehme Einstellung ein, so dass die Teilnehmer nicht zu heiß oder zu kalt werden, sodass Unbequemlichkeit und Ablenkung entstehen, wenn Sie sich nicht auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können.
