Ein Verpflichtungsschreiben ist eine offizielle Vereinbarung zur materiellen Unterstützung eines Unternehmens, einer gemeinnützigen Organisation oder einer Forschungseinrichtung. Verpflichtungsschreiben in der Geschäftswelt skizzieren in der Regel Versprechungen zur Bereitstellung von Finanzmitteln oder Darlehen, wohingegen solche an gemeinnützige Organisationen Verpflichtungen zur Zusammenarbeit, Partnerschaften oder andere Formen der materiellen Unterstützung skizzieren. Unabhängig davon, ob Sie sich zur Finanzierung eines Unternehmens oder zur Unterstützung einer gemeinnützigen Community-Gruppe verpflichten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Verpflichtungsschreiben - wie jede ernsthafte geschäftliche Korrespondenz - präzise, klar und diplomatisch ist.
Überprüfen Sie Ihre Informationen. In Ihrem Verpflichtungsschreiben werden alle zuvor vereinbarten Details Ihrer Unterstützung aufgeführt (z. B. zu entleihende Beträge, Zeitpläne und Notfallpläne). Stellen Sie also sicher, dass alle relevanten Informationen auf dem neuesten Stand sind. Ihr Brief sollte nur die Bedingungen enthalten, die bereits von beiden Parteien vereinbart wurden. Verwenden Sie den Brief nicht, um Bedingungen oder Bedingungen hinzuzufügen oder zu überarbeiten.
Identifizieren Sie die grundlegenden Bedingungen Ihrer Vereinbarung. Bei der Eröffnung Ihres Schreibens sollten Sie und alle anderen an der Vereinbarung beteiligten Parteien sowie die grundlegenden Bedingungen und Ziele Ihres Engagements angegeben werden. Wenn Sie für ein Projekt oder ein Unternehmen Mittel bereitstellen, geben Sie die Beträge an. Wenn Sie sich zu einer anderen Art von Unterstützung oder Zusammenarbeit verpflichten, beschreiben Sie kurz die Art der Unterstützung, die Sie anbieten.
Beschreiben Sie Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in der Vereinbarung. Sei präzise. Sagen Sie genau, was Ihre Rolle ist, und beschreiben Sie Ihren Verantwortungsbereich. Wenn Sie Mittel bereitstellen, beschreiben Sie Zahlungspläne sowie Notfallpläne für den Fall, dass Sie Ihre Verpflichtungen nicht erfüllen können. Wenn Sie eine Zusage für eine gemeinnützige oder forschungsorientierte Zusammenarbeit abschließen, beschreiben Sie Ihre genauen Verantwortlichkeiten (z. B. Dienste oder Einrichtungen, die Sie bereitstellen möchten) und die Rolle, die Sie oder Ihre Organisation in der Zusammenarbeit spielen werden.
Halten Sie Ihren Brief klar und prägnant. Einige Quellen legen nahe, dass kommerzielle Absichtserklärungen auf eine einzige Seite beschränkt sind. In einigen Fällen können effektive Buchstaben so kurz wie ein einzelner Absatz sein.
Sei herzlich Wenn Sie ein Verpflichtungsschreiben an eine gemeinnützige Organisation schreiben, denken Sie daran, dass Ihr Schreiben möglicherweise von anderen Stellen gesehen wird, die diese Organisation unterstützen oder überwachen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Gründe für die Zusammenarbeit mit dieser Gruppe haben.Erwähnen Sie auch Ihre vorherige Zusammenarbeit mit der Gruppe. Dies stärkt Ihr Image und das Ihrer Mitarbeiter in den Augen anderer Unterstützer der gemeinnützigen Organisation, z.
