Es ist wichtig zu wissen, wie man einen gut ausgearbeiteten Geschäftsbrief schreibt. Wenn Sie sich für einen Job bewerben, ein Meeting anfordern oder ein Angebot senden, möchten Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Geschäftsbriefformat verwenden und dass Ihr Brief fehlerfrei und klar geschrieben ist. Sie möchten auch sicherstellen, dass es die richtige Person erreicht. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist, Ihrem Brief eine "Aufmerksamkeitslinie" hinzuzufügen.
Wohin geht die Aufmerksamkeitslinie?
Ein formeller Geschäftsbrief beginnt mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse in der oberen linken Ecke, dem Datum und der Adresse des Empfängers. Wenn Sie sich für eine Aufmerksamkeitszeile entscheiden, fügen Sie diese direkt nach der zweiten Adresse ein.
Eine Aufmerksamkeitslinie unterscheidet sich von einer Betreffzeile. Eine Hinweiszeile leitet den Brief entweder anhand des vollständigen Namens oder des Titels an einen Empfänger weiter. Es ist am sinnvollsten, eine Aufmerksamkeitszeile zu verwenden, wenn Sie nur den Titel des Empfängers kennen und nicht dessen vollständigen Namen.
Eine Betreffzeile hingegen gibt die Absicht des Briefes an. Gelegentlich sind diese nützlich, wenn Sie den Namen oder den Titel des Empfängers nicht kennen. Dann können Sie eine Betreffzeile wie Betreff: Bewerbungsschreiben für einen Marketing-Praktikanten verwenden.
Beispiel einer Attention Line
Das Layout für einen Geschäftsbrief mit einer Hinweiszeile sieht folgendermaßen aus:
Beispiel:
Dein Name
Deine Adresse
Deine Telefonnummer
Heutiges Datum
Firmenname
Firmenanschrift
Achtung: Marketingdirektor
Der Brief würde folgen.
Wenn Sie eine Aufmerksamkeitszeile benötigen
Es gibt einige Gründe, warum eine Aufmerksamkeitslinie eine gute Idee für einen Geschäftsbrief ist.
- Sie kennen nicht den Namen der Person, die den Brief erhalten soll, aber Sie kennen seinen oder ihren Titel. In diesem Fall würde die Aufmerksamkeitszeile nur den Titel enthalten. Achtung: Marketingdirektor
- Sie möchten, dass der Brief an eine bestimmte Person in einem Unternehmen zugestellt wird.
- Sie möchten, dass der Brief den Empfänger schneller erreicht.
Wenn eine Aufmerksamkeitszeile nicht erforderlich ist
Hinweiszeilen sind am nützlichsten, wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, die Ihren Brief erhalten soll. Dann macht es Sinn zu schreiben. Aufmerksamkeit: Director of Marketing. Es würde dumm aussehen, Sehr geehrter Director of Marketing zu schreiben. Eine Aufmerksamkeitslinie macht mehr Sinn, wenn Sie nur den Titel verwenden.
Wenn Sie den vollständigen Namen und den Titel des Empfängers kennen, ist es üblich, die Hinweiszeile wegzulassen und nur deren Namen und Titel sowohl in die Adresszeile des Unternehmens als auch in die Anrede aufzunehmen.
Beispiel:
Ihr Name und Ihre Adresse
Datum
Barry Botts
Marketingchef
Name und Anschrift der Firma
Sehr geehrter Herr Botts,
Verwenden Sie nur bei Bedarf Hinweiszeilen. Sie sind keine Standardpraxis, können jedoch gut funktionieren, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, aber deren Titel kennen.
