Im Zentrum eines jeden erfolgreichen Unternehmens oder einer Organisation steht ein gut funktionierendes Buchhaltungssystem. Buchhaltungssysteme bieten eine computergestützte Methode zur Erfassung und Überwachung der täglichen, monatlichen und jährlichen Finanzvorgänge eines Unternehmens. Darüber hinaus verwenden kleine und große Unternehmen Buchführungssysteme, um Daten zu generieren, mit denen sie präzise Managemententscheidungen treffen können. Ob ein Buchhaltungssystem diese Ziele erreicht, hängt jedoch von einer Reihe von Faktoren ab.
Kompatibilität mit dem Business
Die Funktionen von Buchhaltungssystemen werden von der Art des Geschäfts und der Geschäftstätigkeit dieses Geschäfts beeinflusst. Unterschiedliche Branchen erfordern unterschiedliche Systemtypen und unterschiedliche Funktionen in Buchhaltungssystemen. Durch ein branchengerechtes Buchhaltungssystem wird sichergestellt, dass das System die spezifischen Ziele eines Unternehmens erfüllt.
Darüber hinaus beeinflussen die täglichen Funktionen eines Unternehmens auch, welche Art von Buchhaltungssystem erforderlich ist und wie dieses System funktioniert. Insgesamt ist ein Buchhaltungssystem so effektiv, dass es mit den täglichen Geschäftsanforderungen kompatibel ist, z. B. zum Speichern von Kundeninformationen, zum Erstellen von Rechnungen, zur Buchhaltung und zur Nachverfolgung von Beständen.
Wahrnehmung
Wie ein Buchhaltungssystem von den Mitarbeitern und dem Management einer Organisation empfangen wird, beeinflusst deren Wirksamkeit und Relevanz. Der Widerstand der Mitarbeiter gegen Änderungen in den Buchhaltungssystemen kann auf die Komplexität des Systems, die Wirksamkeit eines bestehenden Systems oder die Besorgnis über die Einführung von Rechnungslegungskontrollen und die Rechnungsprüfung zurückzuführen sein. Trotzdem sehen die Mitarbeiter manchmal entgegen den Ansichten des Managements die Notwendigkeit von Buchhaltungssystemen. Mangelnde Unterstützung durch das Management kann dazu führen, dass das Buchhaltungssystem für die Entscheidungsfunktionen der Organisation nicht relevant ist. Dies liegt daran, dass die vom System gesammelten Daten im Wesentlichen für die Verwendung und Berücksichtigung des Managements sind.
Ausbildungsstand
Wenn Buchführungssysteme in ein Geschäftsumfeld eingeführt werden, ist die Schulung der Benutzer eine wichtige Voraussetzung. Das Niveau und die Art der von den Benutzern erzielten Schulungen beeinflussen die Art und Weise, in der das System zur Erreichung der Geschäftsziele dient. Mangelnde Schulung der Benutzer wie Manager und Vorgesetzte kann dazu führen, dass das Buchhaltungssystem ein Problem und keine Lösung für das Finanzmanagement ist. Andererseits werden Benutzer, die im Umgang mit einem Buchhaltungssystem gut geschult sind, dieses System verwenden, um Buchhaltungs- und Finanzfunktionen im Unternehmen zu vereinfachen.
Implementierung
Die Art der Implementierung und die Implementierungspartner beeinflussen die Wirksamkeit der Buchhaltungssysteme. Die Implementierung ist nicht dasselbe wie die Installation. Dazu gehört die Integration des Buchhaltungssystems in den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens. Zu den Implementierungspartnern zählen Teammitglieder und vor allem der Dienstanbieter. Ein schlecht implementiertes System, dem die Unterstützung der Teammitglieder und das Follow-up des Diensteanbieters fehlen, wird fehlschlagen. Durch Eingabe und Unterstützung durch Implementierungspartner wird sichergestellt, dass das Buchhaltungssystem seine Funktionen ordnungsgemäß ausführt.
