Ein Arbeitsablaufdiagramm stellt visuell die Verschiebung und Übertragung von Ressourcen, Dokumenten, Daten und Aufgaben durch den gesamten Arbeitsprozess eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung dar. Ein erfolgreich erstelltes Flussdiagramm repräsentiert den richtigen Arbeitsablauf schnell und übersichtlich.
Effizienz verbessern und Engpässe vermeiden
Viele Arbeitsabläufe können kompliziert und komplex sein. Daher ist es wichtig, visuell darzustellen, wie die Aufgaben ausgeführt werden, um das Verständnis und die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern. Workflow-Diagramme geben klar an, wer für jede Phase verantwortlich ist, welche Dokumente und Ressourcen sie benötigen und wie viel Zeit in jeder Phase benötigt wird. Die Kenntnis der Rollen und Ressourcenanforderungen der Mitarbeiter in der Produktion ermöglicht es dem Management, Schwachstellen einfach zu definieren und Engpässe zu beseitigen. Engpässe sind alle Aspekte des Workflows, die die Gesamtzykluszeit des Prozesses behindern und verlangsamen.
Rechenschaftspflicht und Kommunikation erhöhen
Durch die visuelle Darstellung des gesamten Workflow-Prozesses können Mitarbeiter nicht nur ihre beruflichen Verantwortlichkeiten, sondern auch die Rollen anderer Mitarbeiter besser verstehen, wodurch die Verantwortlichkeit erhöht wird. Das Erstellen eines erfolgreichen und genauen Arbeitsablaufdiagramms erhöht das Wissen am Arbeitsplatz aufgrund der erforderlichen Recherche und Datenerfassung. Die Kommunikation verbessert sich auch, wenn die Mitarbeiter den Workflow-Prozess besser verstehen.
Verwenden von Formen zum Anzeigen von Aktivitäten
In Workflow-Diagrammen werden bestimmte Formen verwendet, die verschiedenen Arten von Aktivitäten entsprechen. Ein Oval zeigt an, wo der Workflow beginnt und endet. Rechtecke stehen für eine Prozessaktivität, eine Aufgabe oder eine Analyse. Diamanten bedeuten einen Entscheidungsprozess, der in der Regel zu zwei möglichen Workflow-Richtungen führt. Wenn die Antwort auf eine Entscheidung "Ja" lautet, wird der Workflow auf der beabsichtigten Route fortgesetzt. Ist die Antwort jedoch "Nein", muss der Workflow möglicherweise einen anderen Weg einschlagen, um das Problem zu lösen. Ein Diagramm mit vielen Diamantformen ist visuell möglicherweise schwieriger zu verfolgen. Kreise repräsentieren Verbindungen von einer Aktivität zur anderen.
Implementieren von Workflow-Diagrammen
Obwohl das Entwerfen des Arbeitsablaufdiagramms ein umfangreicher und zeitaufwändiger Prozess sein kann, ist seine Implementierung möglicherweise schwieriger. Manager können nicht einfach ein Diagramm am Arbeitsplatz veröffentlichen und erwarten, dass die Mitarbeiter sie ohne Anleitung zur Verfügung stellen. Die meisten Diagramme müssen mit einer Workflow-Verbesserungstheorie wie Lean Manufacturing, Six Sigma oder Total Quality Management gekoppelt werden. (Siehe Referenz 1)
Alternativen zu Workflow-Diagrammen
In einigen Unternehmen werden Alternativen zu Workflow-Diagrammen verwendet, z. B. zur Prozessplanung, zur Geschäftsplanung und zur Flusskontrolle. Ein Prozess oder eine Prozessabbildung ist ein sehr ähnliches Konzept wie Workflow- und Workflowdiagramme. Ein Arbeitsprozess ist spezifischer als ein Arbeitsablauf und konzentriert sich mehr auf die Ein- und Ausgaben als auf die Übertragung von Daten, Dokumenten und Aufgabenzuständigkeiten. Die Geschäftsplanung konzentriert sich mehr auf langfristige Ziele als auf die Verbesserung des aktuellen Arbeitsflusses. Manager, die an der Flusskontrolle interessiert sind, möchten insbesondere die Bestandskontrolle verbessern.
