Die vier Kommunikationskomponenten sind Codierung, Decodierung, Übertragungsmedium und Feedback. Der Absender einer persönlichen oder geschäftlichen Kommunikationsnachricht verschlüsselt diese und sendet sie über ein oder mehrere Medien an den Empfänger, der sie entschlüsselt und durch Rückmeldung antwortet. Im Geschäftsleben wird durch effektive Kommunikation Geschäfte abgewickelt, Manager können ihre Mitarbeiter motivieren und Unternehmen können mit ihren Stakeholdern interagieren. Eine schlechte Kommunikation kann zu einer schlechten Moral, zu Produktivitätsverlust und fehlendem Vertrauen führen.
Codierung
Die erste Kommunikationskomponente ist die Kodierung, dh die Umsetzung von Ideen und Konzepten in Symbole und Gesten. Der Absender entscheidet zunächst über die zu sendende Nachricht. Gute Ideen gehen oft verloren, wenn der Kodierungsprozess verpatzt wird. Laut Gesprächen mit irrelevanten Fakten und verschlungener Logik ist es beispielsweise unmöglich, einen klaren und produktiven Dialog über die Fakten zu führen, so der Professor der Harvard Business School, John P. Kotter, und Lorne A. Whitehead, Professor der University of British Columbia. Trügerische Kommunikationsstrategien wie Angstmache können Angst vor imaginären Risiken erzeugen, die die Menschen auch von einer guten Idee abbringen können. Der Business-Autor Theodore Kinni schrieb in der Harvard Business School Working Knowledge, dass die Kraft der Kommunikation durch Interpretation von Fakten und nicht nur das Rezitieren von Informationen maximiert werden kann, indem Emotionen und Symbole verwendet werden, um Nachrichten zu verstärken und sofort mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten.
Mittel
Die verschlüsselte Nachricht wird über ein Medium oder einen Kanal übertragen. Die zwei grundlegenden Kategorien für Geschäftskanäle sind mündlich und schriftlich. Die mündliche Kommunikation kann über das Telefon oder mithilfe von internetbasierten Technologien wie virtuelle Telefonkonferenzen und Webcasts durchgeführt werden. Die schriftliche Kommunikation umfasst Berichte und Memos in traditionellen papierbasierten Medien oder in elektronischen Medien. Orale Kanäle sind schneller, da der Sender und der Empfänger verbale und nonverbale Signale verwenden können, um Nachrichten zu senden und beinahe sofort Antworten zu liefern. Aus diesem Grund reisen Führungskräfte auf der ganzen Welt, um Geschäftsabschlüsse abzuschließen, da die Herstellung persönlicher Kontakte und des Vertrauens mit E-Mails und virtuellen Meetings schwierig sein kann.
Dekodierung
Die Dekodierung ist die Aufgabe des Empfängers der Nachricht. Dabei werden die verbalen und nonverbalen Nachrichten des Absenders interpretiert. Für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation müssen die Kodierungs- und Dekodierungsprozesse synchron sein. Dies setzt Vertrauen zwischen Empfänger und Absender voraus. Kulturelle Unterschiede spielen oft eine Rolle beim Aufbau dieses Vertrauens, insbesondere bei der Interpretation der nonverbalen Kommunikation. Zum Beispiel ist das Zeigen mit dem Finger in Nordamerika akzeptabel, in vielen Teilen Asiens jedoch als unhöflich.
Feedback
Feedback ist der letzte Schritt im Kommunikationsprozess, in dem der Empfänger auf die Nachricht des Absenders reagiert. Dieses Signal kann verbal sein - zum Beispiel "Ja, ich denke, es ist eine ausgezeichnete Idee" - oder nonverbal wie ein Seufzen oder eine lange Pause, um Unstimmigkeiten anzuzeigen. Durch Rückmeldung kann der Sender Korrekturmaßnahmen ergreifen, indem er eine missverstandene Nachricht erneut überträgt oder umformuliert. Das Feedback sollte jedoch schnell gegeben werden, da Verzögerungen Geschäftsideen zunichte machen und zu verpassten Geschäftschancen führen können.
