Unabhängig davon, ob Sie mit Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden kommunizieren, ist es für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, dass Sie effektive Botschaften produzieren. Um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftskommunikation zielgerichtet ist, sollten Sie sicherstellen, dass sie die fünf Merkmale enthält, die den effektivsten Nachrichten gemeinsam sind.
Klarer Zweck
Effektive Botschaften beinhalten ein klares Ziel, um die Zielgruppe zu informieren, zu überzeugen oder mit ihnen zusammenzuarbeiten. Die Botschaft sollte dem Verständnis des Publikums, der möglichen Reaktion und der Beziehung zum Komponisten entsprechen. Im Allgemeinen ist es am besten, nur eine Hauptidee in jede Nachricht aufzunehmen, es sei denn, es gibt eng verwandte Probleme, die gemeinsam behandelt werden müssen. Wenn Sie einen klaren Zweck in der Geschäftskommunikation haben, können Sie auch das Medium ermitteln, das zur Übermittlung der Nachricht verwendet wird.
Geeignete Kanäle
Es ist auch wichtig, den geeigneten Kanal für die Übermittlung der Nachricht auszuwählen. Die E-Mail-Kommunikation kann für die Übermittlung an große Zielgruppen verwendet werden, während die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht für kleinere Gruppen besser geeignet ist. Formelle Kommunikation, die eine Dokumentation erfordert, z. B. Mitarbeiterprüfungen oder Richtlinienänderungen, erfolgt am besten in schriftlicher Form. Es liegt beim Absender, zu bestimmen, welche Verkaufsstelle für eine bestimmte Nachricht am besten geeignet ist. Zum Beispiel ist eine Videopräsentation, die das soziale Verhalten eines Unternehmens ankündigt, eine kreative und unterhaltsame Art und Weise, Mitarbeiter zu begeistern, während die Verwendung von Videos zur Anzeige eines Todesfalls in der Familie des CEO als unempfindlich erscheint. Das Medium sollte den Zweck der Nachricht ergänzen, aber nicht verzerren.
Richtige Fakten
Die geschäftliche Kommunikation erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit bei der Berichterstellung von Informationen. Zu den Merkmalen effektiver Geschäftsnachrichten gehören klare Daten, Fakten, Ressourcen und Zeitpläne, die auf Vollständigkeit und Klarheit geprüft werden sollten. Effektive Botschaften sind auch frei von Jargon, Slang und "Corporate Speaking". Anstatt dies zu sagen, "verwendet das Unternehmen beispielsweise erstklassige Möglichkeiten, um Strategien auszubauen", vereinfachen Sie es mit den Worten: "Unser Team nutzt die besten Ressourcen, um unser Unternehmen zu wachsen."
Komplette Nachrichten
Schriftliche und mündliche Kommunikation ist nur wirksam, wenn ihre Nachrichten vollständig sind. Geschäftsnachrichten, die nur einen Teil der Geschichte erzählen, können die Empfänger verwirren und nicht wie beabsichtigt einsetzen. Ein guter Test ist die Frage, ob eine Nachricht alle folgenden Fragen beantwortet: wer, was, wann, wo, warum und wie. Die einzige Möglichkeit für Mitarbeiter, Lieferanten oder Geschäftspartner, auf eine Nachricht reagieren zu können, ist, wenn ihnen der volle Umfang zur Verfügung gestellt wird.
Kreative Merkmale
Unabhängig davon, ob die Geschäftskommunikation für Risikokapitalgeber oder Sicherheitspersonal gedacht ist, achten die Menschen nur darauf, was sie interessiert. Die effektivsten Botschaften sind kurz, einnehmend und auf den Punkt. Die meisten Leute werden nicht jede Nachricht interessant finden, daher sollte ein effektives Messaging in der Geschäftskommunikation ein wenig Kreativität beinhalten. Durch das Zusammenfassen und Verdichten von Botschaften wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie gelesen werden, und wenn Ideen hervorgehoben werden, die von großem Interesse sind, wird dies zu Feedback und Maßnahmen ermutigen.
