Ein Unternehmen schließt ein, indem es ein Gründungsdokument nach Landesrecht einreicht, in der Regel beim Büro des Staatssekretärs, in dem sich das Unternehmen befinden möchte. Dieses Gründungsdokument wird in den meisten Staaten als Satzung bezeichnet, in einigen Staaten jedoch auch als Gründungsurkunde oder Gründungsurkunde mit einer unterschiedlichen Terminologie. Das Unternehmen gilt ab dem Zeitpunkt als eingemeindet, als das Staatsbüro die Anmeldung akzeptiert und das Dokument mit dem Staatssiegel oder -stempel versieht, wodurch die Befugnis übertragen wird, im Staat tätig zu werden. Das Zeichen des Staates in der Satzung ist der offizielle Gründungsnachweis, der das genaue Datum angibt, in dem der Staat die Anmeldung angenommen hat und die Gesellschaft als anerkanntes Unternehmen entstanden ist.Der Staat führt Aufzeichnungen und stellt auf Verlangen beglaubigte Kopien und Bescheinigungen zur Verfügung, um der Öffentlichkeit zu versichern, dass die Gesellschaft beim Staat eingetragen ist und sich in gutem Ansehen befindet.
Empfangsbestätigung
Bei der Einreichung von Statuten beim Staat erhält das Unternehmen eine Einreichungsbestätigung per Post. Wenn die Geschäftsbestellungen zum Zeitpunkt der Einreichung der Unterlagen nicht eine beglaubigte Kopie der Artikel bestellen (und dafür bezahlt), kann die Quittung die einzige vom Staat zurückgesandte Sache sein, um zu bestätigen, dass die Einreichung akzeptiert wurde. Diese Einreichung sollte bei den Unternehmensunterlagen eines Unternehmens aufbewahrt werden. In vielen Fällen genügt es, den Originaleinreichungsbeleg zusammen mit einer einfachen (nicht beglaubigten) Kopie der Satzung zu schweben, um den Nachweis zu erbringen, dass die zertifizierten Kopien der Artikel jedes Mal gezahlt werden müssen, wenn die Gesellschaft offizielle Unterlagen vorlegen muss.
Kopie der Satzung
Statuten sind ein öffentliches Dokument. Alle Bundesstaaten verfügen über eine Bilddatenbank für Archivierungen, und die meisten Bundesstaaten machen diese Datenbank über das Internet verfügbar. Jedes Mitglied der Öffentlichkeit kann auf die Datenbank zugreifen. Wenn die Funktion verfügbar ist, können Sie eine Kopie der beim Staat hinterlegten Statuten herunterladen (andernfalls kann eine Person das Staatsbüro anrufen, um eine Kopie zu bestellen).
Dieser Download enthält das Staatszeichen und ein Deckblatt, aus dem das Datum hervorgeht, an dem die Gesellschaft registriert wurde, es wird jedoch nur eine Kopie sein. Diese Version kann zusammen mit der Einreichungsbescheinigung als ausreichender Gründungsnachweis für die Eröffnung eines Bankkontos angesehen werden, reicht aber wahrscheinlich nicht aus, um die Sorgfaltspflichten eines Darlehensantrags zu erfüllen. Die beste Lösung ist, mindestens eine beglaubigte Kopie der Satzung in das Unternehmensregister aufzunehmen.
Ein Antrag auf eine beglaubigte Kopie kann zum Zeitpunkt der Einreichung leicht gegen Zahlung einer zusätzlichen Gebühr gestellt werden und führt zur Rückgabe des Einreichungsbelegs und einer Kopie der Artikel mit einem Originalstaatsstempel oder einem erhöhten Siegel. Eine beglaubigte Abschrift der Artikel ist jederzeit nach Einreichung auf schriftlichen Antrag und gegen Entrichtung der Gebühr erhältlich.
Gründungsurkunde
Einige Staaten (wie Missouri, New Mexico und Georgia) stellen eine sogenannte "Gründungsurkunde" aus, sobald ein Unternehmen seine Statuten einreicht. In einigen Fällen wird zum Zeitpunkt der Einreichung eine Gebühr für die Erstellung des Zertifikats erhoben. In diesen Staaten ist, wenn ein Gründungsnachweis verlangt wird, eine Original-Gründungsurkunde der einzig akzeptable Nachweis. Wenn ein Unternehmen über eine gestempelte oder beglaubigte Kopie der Artikel verfügt, jedoch kein Zertifikat, wird das Unternehmen wahrscheinlich auf Probleme stoßen. Das Unternehmen kann den Staat nach Zahlung einer Gebühr um ein Duplikat eines Zertifikats bitten.
Bescheinigung des guten Ansehens
Ein weiterer akzeptabler Nachweis über die Inkorporation, der eine beglaubigte Kopie der Artikel ersetzen kann, ist eine Bescheinigung über die Anerkennung. Hierbei handelt es sich um ein vom Staat ausgestelltes Dokument, das überprüft, ob ein Unternehmen sich zu einem bestimmten Datum bei dem Staat registriert hat und derzeit bei allen erforderlichen Statusanmeldungen aktiv und auf dem neuesten Stand ist. Dieses Zertifikat ist auch unter Siegel gestellt. Es kann jederzeit vom Staat bestellt werden, in der Regel gegen Zahlung einer Gebühr.
Geschäfte machen
Der Staat kontrolliert die Gründung und ist das einzige Unternehmen, das endgültig feststellen kann, wann sich eine Gesellschaft bei dem Staat registriert und ob sie derzeit befugt ist, Geschäfte zu tätigen. Die Satzung muss jedoch nicht mit den neuesten Informationen darüber aktualisiert werden, wer die Kontrolle über das Unternehmen hat und ob es planmäßig arbeitet. Wenn ein Gründungsnachweis verlangt wird, wird die Bedeutung häufig um den Eigentumsnachweis, den Betriebsnachweis, den Nachweis der Adresse oder den Nachweis des berechtigten Unterzeichners erweitert.
Während zertifizierte Artikel oder eine Bescheinigung von gutem Ansehen ein technischer Nachweis für die Gründung sind, kann ein Unternehmen gebeten werden, eine Kopie seiner Satzung, Protokolle von Vorstandssitzungen, eine Unternehmensbefugnis zur Erteilung einer bestimmten Maßnahme oder eine Rechnung über die Nutzung von Versorgungsunternehmen vorzulegen eine Adresse oder andere Dinge festlegen, die seine Autorität und Absicht belegen, Geschäfte in dem Staat zu tätigen.
