Dokumentenarchivierung ist die Speicherung von Dokumentation, die nicht mehr aktiv verwendet wird, aber Organisationen müssen diese Dokumentation als eine Art historischer Aufzeichnung aufbewahren. Normalerweise archivieren Organisationen und Unternehmen Dokumente, aber Einzelpersonen können auch Dokumentation aus verschiedenen Gründen archivieren. Eine Reihe von Überlegungen und Methoden hängt mit der Archivierung von Dokumenten zusammen. In einigen Fällen verfügt eine Organisation über festgelegte Richtlinien zur Verwaltung der Dokumentation, in denen die Organisation ein Archivierungsverfahren festlegt. Organisationen können verschiedene Medientypen, einschließlich elektronischer Medien, relativ einfach archivieren.
Zweck
Organisationen archivieren Dokumente aus verschiedenen Gründen, meist in Bezug auf den allgemeinen Zweck oder die Rolle der Organisation. Oft archivieren Organisationen Dokumentation, weil sie von kultureller oder historischer Bedeutung ist. Alternativ kann ein Unternehmen einen rechtlichen oder finanziellen Grund haben, um eine verlässliche Aufzeichnung der vergangenen Dokumentation zu führen, für die Archivierung die effektivste Verwaltungsmethode ist.
Überlegungen
Jede Organisation, die eine Archivierung von Dokumenten benötigt, muss ihre Verfahren sorgfältig prüfen. Die Entscheidung, welche Dokumentation archiviert werden muss, sowohl in der Vergangenheit als auch im laufenden Betrieb, ist natürlich die wichtigste Überlegung. Für die laufende Dokumentation, die eine Organisation erstellt, kann die Organisation einen Zeitplan für die Archivierung erhalten. Die Archivierungsmethoden variieren ebenfalls, und der Fortschritt der Computertechnologie hat eine Fülle neuer Tools eingeführt, die in vielen Fällen effiziente und kostengünstige Lösungen bieten.
Werkzeuge
Seit 2011 sind die Softwaretools für die Dokumentenarchivierung gestiegen, sodass Organisationen mehr Möglichkeiten haben, zu geringeren Kosten zu archivieren. Organisationen können Software-Archivierung als Werkzeug verwenden, nicht nur für Dokumente, die sie in elektronischer Form speichern, sondern auch für Papierdokumentation und andere Medien. Unternehmen können nicht-digitale Artikel für die Speicherung in elektronischer Form scannen oder konvertieren, wodurch der für eine effektive Aufbewahrung erforderliche physische Speicherplatz reduziert wird.
Risiken
Jedes Dokumentarchivierungssystem ist mit Risiken behaftet, und Organisationen müssen diese berücksichtigen, wenn sie Organisationsarchivierungsrichtlinien erstellen. Der Vorteil der Speicherung der Dokumentation in elektronischer Form ist nur gültig, wenn die Archive sicher sind. Organisationen müssen daher angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Stabilität und Sicherheit eines Archivs zu gewährleisten, das von Archivierungswerkzeugen und -diensten auf unterschiedliche Weise adressiert wird.
Leistungen
Die Vorteile eines effektiven Dokumentenarchivierungssystems haben mit dem Aufkommen technologischer Lösungen zugenommen. Elektronische Aufzeichnungen beanspruchen weniger physischen Platz und befinden sich in einigen Fällen möglicherweise nicht einmal in den Hauptgeschäftsräumen eines Unternehmens oder einer Organisation. Beispielsweise verwenden einige Organisationen möglicherweise einen externen Dokumentenverwaltungsdienst. Ein weiterer Vorteil der Verwendung elektronischer Datensätze besteht darin, dass Organisationen archivierte Inhalte bei Bedarf einfach und schnell zur Verfügung stellen können, häufig in einem durchsuchbaren elektronischen Format.
