Wenn Mitarbeiter ohne Richtlinien einkaufen können, können sich die Kosten erhöhen und die Gewinnmargen verringern. Der kluge Einkauf beginnt mit dem Kauf der richtigen Menge und Qualität der Artikel zum besten Preis. Anschließend wird ein Verfahren erstellt, das die Überwachung des Einkaufsprozesses ermöglicht. Die Verwendung eines Budgets und die Einrichtung eines Standardüberprüfungsprozesses kann Markttrends aufzeigen und Preisstrukturen nutzen, die andernfalls übersehen werden könnten.
Vorbereitung
Schreiben Sie eine Liste mit allen Materialien und Artikeln, die das Unternehmen zum Einkauf benötigt. Gruppieren Sie ähnliche Elemente und geben Sie jeder Gruppe eine passende Überschrift. Zum Beispiel würden Gegenstände wie Stifte, Notizblöcke und Kopierpapier unter der Überschrift "Büromaterial" stehen. Kaffee, Tee, Tassen und Plastiklöffel könnten alle unter "Küchenbedarf" aufgeführt sein. Gegenstände wie Hefter, DVDs und DVD-Hüllen können unter der Überschrift "Verpackung" stehen.
Identifizieren Sie alle Abteilungen oder Bereiche des Unternehmens, in denen Verbrauchsgüter eingekauft werden, und dokumentieren Sie die Artikelgruppen, aus denen jeder Bereich einkauft. Beispielsweise kann die Marketingabteilung aus den Rubriken "Verpackung" und "Bürobedarf" einkaufen. Das Verwaltungspersonal ist möglicherweise das einzige, das "Küchenbedarf" kauft, wird aber auch "Büromaterial" kaufen.
Planen Sie ein Einkaufsbudget für jede Abteilung, indem Sie das Jahresbudget des Unternehmens als Ausgangspunkt verwenden. Legen Sie ein Monatsbudget für die Einkäufe jeder Abteilung fest - dies kann die Teilnahme jedes Abteilungsleiters zur endgültigen Genehmigung erfordern.
Sammeln Sie Lieferanteninformationen wie Name, Adresse, Telefonnummern, Kontaktperson und Kontonummer Ihres Unternehmens. Verknüpfen Sie jeden gekauften Artikel mit einem oder mehreren Lieferanten. Es ist ratsam, eine Lieferantenliste für jeden Artikel zu haben, die drei tief ist. Wenn also der bevorzugte Lieferant nicht vorrätig ist, gibt es Ersatzanbieter, an die er sich wenden kann. Wenn Sie mehr als einen Lieferanten kaufen möchten, werden Verzögerungen bei der Bestellung vermieden. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, in denen Teile oder andere Artikel rechtzeitig bestellt und entgegengenommen werden müssen, um Fristen einzuhalten.
Stellen Sie Beziehungen zu Lieferanten her, um Preisnachlässe auszuhandeln und Sonderaufträge zu verwalten. Ein ausgewiesener Vertriebsmitarbeiter in einem Lieferantenunternehmen kann Notaufträge oder kurze Fertigungszeiten aufnehmen und beschleunigen.
Schreibprozeduren
Schreiben Sie für jede Abteilung einen schrittweisen Prozess, den Sie beim Einkauf befolgen müssen. Überlegen Sie, wie ein Kauf angefordert, autorisiert, bestellt, erhalten, geliefert und bezahlt wird. Erwägen Sie die Einführung von Einkaufsbeschränkungen für die verschiedenen Ebenen von Mitarbeitern und Mitarbeitern. Fügen Sie Verfahren für Ad-hoc-Käufe, Zahlungsoptionen und Käufe hinzu, für die möglicherweise eine Antwort von anderen Abteilungen erforderlich ist. Für den Kauf neuer Computer durch die Verwaltungsabteilung ist zum Beispiel die Beteiligung und Eingabe der IT-Abteilung erforderlich, um Installationsartikel wie Kabel, Modems und Router zu erwerben.
Formulieren Sie einen schrittweisen Prozess für die Verwaltung der Schreibarbeit im Einkaufsprozess. Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens kann ein elektronischer Einkaufsprozess anstelle eines papierbasierten Prozesses erforderlich sein.
Entwerfen Sie die für jeden Einkauf erforderlichen Formulare oder kaufen Sie Standardvereinbarungsformulare von einem Bürobedarfsanbieter. Formulare können ein Kaufanforderungsformular mit Freiraum für Autorisierung, ein Bestellformular zum Senden an den Lieferanten, ein Formular zum Erhalt der Artikel in einem Hauptlager und ein anderes Formular enthalten, das die Zustellung an die anfordernde Abteilung erkennt.
Entwerfen Sie einen Prozess zum Verwalten von Beschwerden und zur Rechenschaftspflicht, zur Überprüfung der Lieferantenbeziehungen und Rabattstrukturen, zur Überwachung der Einkaufsbudgets und zur Überprüfung und Verbesserung des Einkaufsprozesses. Die Optimierung und Änderung des Kaufprozesses kann zu einer besseren Rendite führen, wenn methodisch vorgegangen wird. Quartals- und Jahresberichte könnten das Endergebnis des Unternehmens verbessern.
Erstellen Sie ein Einkaufsverfahren-Handbuch, das eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Mitarbeiter enthält. Das Handbuch sollte klare Schritte enthalten, die jeder Mitarbeiter befolgen muss, um eine Genehmigung zu beantragen, eine Genehmigung zu erhalten und eine Bestellung aufzugeben. Außerdem sollten die Personen identifiziert werden, die den Prozess verwalten und zur Genehmigung eines Kaufs berechtigt sind, sowie eine Liste genehmigter Lieferanten und eine Formularliste, die den physischen Ort der Formulare oder den Standort des Unternehmens im Computernetzwerk des Unternehmens angibt.
