Einige Unternehmen können nur auf Bargeldbasis erfolgreich arbeiten, aber dieses Modell ist nur schwer zu überstehen, wenn Sie die Phase "Mamma und Pop" hinter sich gelassen haben. Es ist besonders schwierig, wenn Sie an andere Unternehmen verkaufen, die oft nicht erwarten, ihre Einkäufe im Voraus zu zahlen. Stattdessen erstellen Sie eine Rechnung für Ihr Produkt, die Ihr Kunde später bezahlt. Während der Zeit zwischen der Rechnungsstellung und der Bezahlung durch den Kunden wird sie aus Rechnungslegungsgründen als offene Rechnung bezeichnet.
Kreditorenrechnung Definition
Eine Rechnung ist im Wesentlichen eine Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Kunden.Der Verkäufer verpflichtet sich, das Produkt oder die Dienstleistung im Voraus bereitzustellen, und der Kunde verpflichtet sich, das Produkt oder die Dienstleistung gemäß den Rechnungsbedingungen zu bezahlen. Diese Bedingungen enthalten ein bestimmtes Datum, an dem die Zahlung fällig ist, und die meisten Rechnungen enthalten eine Strafe für überfällige Zahlungen. Einige Anbieter bieten sowohl eine Karotte als auch den Stock an und bieten einen ähnlichen Rabatt für die Vorauszahlung. In jedem Fall verlängert der Verkäufer die Kredite im Wesentlichen an den Kunden und erwartet, dass er - zumindest die meiste Zeit - rechtzeitig bezahlt wird.
Kreditorenbuchhaltung, Debitoren
Sowohl der Kunde als auch der Verkäufer müssen eine offene Rechnung in ihrer Bilanz ausweisen. Für den Verkäufer ist es ein aktuelles Gut. Es ist Geld, mit dem vernünftigerweise gerechnet werden kann, um anstehende Verbindlichkeiten wie Leasingzahlungen oder Rechnungen für Rohstoffe zu begleichen. Für den Kunden ist dies eine aktuelle Haftung. Es wird in Ihrer Bilanz neben Ihrem Umlaufvermögen ausgewiesen, wozu Ihre Barreserven und der aktuelle Cashflow sowie Ihre eigenen Forderungen gehören. In beiden Fällen bleibt es an diesem Ort, bis die Rechnung geschlossen ist.
Definition der geschlossenen Rechnung
Eine Rechnung bleibt offen, bis der Kunde die vollständige Zahlung geleistet hat und der Verkäufer die Zahlung erhält. Beim Kunden wird die Zahlung als Gutschrift auf das Konto der Kreditoren gebucht, wobei im Idealfall die Rechnungsnummer angegeben wird und der Lieferant möglicherweise identifiziert wird. Dies bietet einen Prüfpfad für den Fall, dass ein Problem mit der Rechnung oder deren Zahlung vorliegt. Bei Kreditoren wird die Zahlung im Debitorenbuch als Gutschrift erfasst und durch die Rechnungsnummer und im Idealfall die Schecknummer des Kunden identifiziert. In beiden Fällen kann die Rechnung bei vollständiger Zahlung entsprechend dem korrekten Rechnungsbetrag - abzüglich eines angemessenen Rabattes oder Hinzufügen einer entsprechenden Zinsgebühr - jetzt geschlossen werden.
Teilzahlungen komplizieren Dinge
Es ist relativ einfach, eine offene Rechnung zu verfolgen und sie in eine geschlossene zu ändern, wenn sie mit einer einzigen Zahlung vollständig gelöscht wird. Es ist etwas komplizierter, wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum Teilzahlungen auf derselben Rechnung tätigen oder erhalten. Der grundlegende Prozess der Buchung in das Debitorenbuch, wenn Sie Kunde sind, oder das Debitorenbuch, wenn Sie der Kreditor sind, bleibt gleich. Die Schwierigkeit besteht darin, sicherzustellen, dass die kumulierte Summe der Zahlungen korrekt ist, sobald Sie Zinsstrafen berechnet haben, und dass sie der richtigen Rechnung zugeordnet werden. Einige Dienste und Softwareprodukte von Drittanbietern, z. B. OpenInvoice.com, automatisieren und rationalisieren diesen Prozess.
Die Rechnungsrabattierungsoption
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mit vielen offenen Rechnungen vorübergehende Cashflow-Probleme haben, während sie auf die Zahlung dieser Rechnungen warten. In solchen Situationen wenden einige Unternehmen die Option Rechnungsrabattierung an. Ein Dritter erhebt dem Verkäufer gegen Zahlung einer ausstehenden Rechnung Geld gegen Zahlung eines Prozentsatzes, sobald die Rechnung eingezogen ist. Die Verantwortung für das Einziehen der Zahlung bleibt beim Verkäufer. Dies kann in Zeiten der Not ein nützliches Werkzeug sein, aber es frisst Ihre Margen, daher sollten Sie Ihre kurzfristigen Bedürfnisse sorgfältig gegen Ihre langfristige Rentabilität abwägen.
