Die Konstruktionsbuchhaltung ist der Prozess, mit dem ein Buchhalter alle Finanzdaten erfasst und verfolgt, die sich auf den Bau eines genehmigten Projekts beziehen. Die Bauabrechnung dient zur Abrechnung und Erstellung von Berichten für Wohn- und gewerbliche Projekte.
Auftragskosten
Bei der Auftragskalkulation wird jedem Bereich oder Element des Bauprozesses ein budgetierter Betrag zugewiesen, der mit den tatsächlichen Ausgaben im Verlauf des Baus verglichen wird. Jobbudgets werden in der Regel vor Baubeginn von Bank und Investoren genehmigt. Daher ist es sehr wichtig, die Ausgaben genau zu beobachten. Überschreitungen sind oft unvermeidbar, es sollten jedoch alle Anstrengungen unternommen werden, um die budgetierten Beträge für jede Ausgabe zu erreichen.
Baudarlehen
Selten steht einem Unternehmen das Geld zur Verfügung, um seinen Bauaufwand zu finanzieren. Die meisten Unternehmen oder Investoren beantragen Baukredite, um den Cashflow zu erleichtern. Für die Bank wird ein Vorschlag vorbereitet, der unter anderem Angaben zu den geschätzten Auftragskosten für den gesamten Bau, den voraussichtlichen Fertigstellungstermin und ein Betriebsbudget für zwei oder mehr Jahre nach Abschluss des Bauvorhabens enthält. Ein Kreditsachbearbeiter möchte wissen, dass der Bau in Bezug auf Kosten und Zeitaufwand für die Fertigstellung angemessen ist und dass das geplante Unternehmen ausreichend Geld verdienen wird, um die Kosten des Baudarlehens sowie die eigenen Betriebskosten zu decken.
Sobald das Darlehen genehmigt ist, sendet der Projektbuchhalter die Rechnungen an die Bank, sobald diese von den Anbietern erhalten werden. Die Bank genehmigt die Rechnungen und stellt ihnen ausreichend Geld zur Verfügung. In den meisten Fällen müssen Kostenüberschreitungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, mit der Bank besprochen und genehmigt werden.
Freigabe von Pfandrecht
Die meisten Bauarbeiten werden als Unterauftrag vergeben. Dies bedeutet, dass ein Projektträger, der für das Projekt verantwortlich ist, andere Teams oder Einzelpersonen für spezialisierte Arbeiten anstellt. Maurer, Schreiner, Elektriker und Installateure sind Beispiele für Subunternehmer.
Wenn Unterauftragnehmer Rechnungen zur Zahlung vorlegen, holt der Projektbuchhalter auch ein Pfandrecht ein. In einer Pfandfreigabe heißt es, dass der Auftragnehmer für die von ihm ausgeführten Arbeiten kein Pfandrecht gegen das Projekt stellen wird, da er für seine Leistungen bezahlt wird. Wenn der Auftragnehmer Lieferungen von einem anderen Verkäufer erworben hat, kann der Projektbuchhalter auch eine Zurückbehaltungsbefreiung von diesem Verkäufer verlangen, um sicherzustellen, dass die Lieferungen vom Auftragnehmer bezahlt wurden.
Umsatzerkennung
Entwickler berechnen Gebühren für die Verwaltung von Bauprojekten, und der Internal Revenue Service (IRS) hat zwei Methoden bereitgestellt, für die der Entwickler diese Gebühren als Einnahmen verbuchen kann.
Die erste Methode ist die prozentuale Fertigstellungsmethode. In einfachsten Formen weist der Entwickler dem Bauprojekt eine prozentuale Fertigstellung zu. Ein Vergleich des prozentualen Gesamtbetrags des Projekts mit dem Gesamtbetrag der angefallenen Ausgaben ist eine Möglichkeit, die prozentuale Fertigstellung zu ermitteln. Wenn das Projekt zu 50 Prozent abgeschlossen ist, muss der Entwickler 50 Prozent der Gesamtgebühren anerkennen, die für das Projekt verdient werden, auch wenn die Gebühren nicht bezahlt wurden.
Die andere Methode der Anerkennung ist der Vertragsabschluss. Bei dieser Methode erfasst der Entwickler keine Einnahmen, bis das Projekt abgeschlossen ist. Diese Methode wird nur in seltenen Fällen verwendet, die speziell von der IRS beschrieben wurden (siehe Referenzen).
Buchhaltungssoftware für das Bauwesen
Ein Bauprojekt kann jeden Monat Hunderte oder Tausende von Rechnungen erstellen. Aufgrund des Papieraufkommens und der Notwendigkeit, die Kosten ständig im Einklang mit den Budgets zu halten, ist die Verwendung von Konstruktionsbuchhaltungssoftware die effizienteste und präziseste Methode, um ein Projekt ordnungsgemäß nachzuverfolgen und darüber zu berichten. Die Buchhaltungssoftware für das Bauwesen stellt Berichte zur Kostenkalkulation bereit, in denen das Budget mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen wird, sowie Berichte, die den prozentualen Abschluss berechnen.
