Sogar an diesem Tag der Sofortkommunikationstechnologie werden formelle Geschäftsbriefe immer noch häufig geschrieben. Es gibt verschiedene Gründe, aus denen eine Person oder ein Unternehmen einen Brief schreiben kann, anstatt eine E-Mail oder ein Fax zu senden. Beim Senden eines Geschäftsbriefs müssen die drei Hauptteile Anfang, Mitte und Ende korrekt geschrieben werden.
Anfang
Der Briefanfang enthält Informationen, die nicht direkt mit der Nachricht des Briefes zusammenhängen. Das Datum erscheint oben. Als nächstes werden die Adressen des Absenders und des Empfängers eingegeben. Wenn jedoch die Adresse des Absenders in der Kopf- oder Fußzeile des Briefs angezeigt wird, muss sie nicht eingegeben werden. Darauf folgt die Referenzzeile - als "RE:" - bezeichnet. Dies ist der Teil des Anfangsabschnitts des Briefs, der sich auf die Nachricht des Briefs bezieht. Es fasst die Nachricht in einem bis acht Wörtern zusammen. Danach muss es eine Begrüßung oder eine Anrede geben, an die der Brief adressiert ist. Normalerweise hat das Format "Sehr geehrter Herr" oder "Wem es angeht:" einen Doppelpunkt nach der Anrede. persönliche Briefe verwenden nach der Anrede ein Komma, Geschäftsbriefe dagegen immer einen Doppelpunkt.
Mitte
Die Mitte des Buchstabens wird allgemein als der Körper des Briefes bezeichnet. Es enthält die grundlegende Nachricht. Der erste Satz sollte das angesprochene Thema einführen. Details und Überlegungen kommen als nächstes. Schließlich gibt es eine Schlussfolgerung. Der Hauptteil des Briefes sollte auf den Punkt und knapp sein. Persönliche Gegenstände oder Probleme zwischen Absender und Empfänger sollten nicht Bestandteil des Geschäftsbriefs sein.
Ende
Es gibt einige grundlegende Elemente eines Briefes, die sein Ende ausmachen. Eine abschließende Anrede wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ ist angebracht. Darunter drucken Sie den Namen des Absenders. Fügen Sie den Absendertitel entweder in der Zeile des Namens oder direkt darunter ein. Lassen Sie zwischen der abschließenden Anrede und dem Namen des Absenders ca. Dieser Platz ist für die Signatur des Absenders. Wenn der Absender jemanden tippen und den Brief vorbereiten konnte, kann diese Person unter dem Namen und Titel des Absenders bestätigt werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Am gebräuchlichsten ist es, die Initialen des Absenders in Großbuchstaben einzugeben, einen Schrägstrich (/) und die Initialen des Erstellers einzugeben (z. B. ABC / def). Anlagen sollten am Ende des Schreibens vermerkt werden. Geben Sie das Wort “Anlage (3)” ein, wobei 3 die Anzahl der Anlagen ist, die in der Sendung enthalten sind.
Senden Sie den Brief
Der Brief ist ordentlich gefaltet, so dass er perfekt in einen Umschlag in Unternehmensgröße passt. Gehäuse sind nicht an den Brief geheftet. Bei Geschäftsbriefen wird der Name des Empfängers nicht handschriftlich auf den Umschlag geschrieben. Viele Unternehmen haben vorbedruckte Umschläge mit einem Firmenlogo und einer Adresse entworfen. Dies sind die professionellsten. Kleinere Unternehmen verwenden möglicherweise aufgedruckte Adressetiketten. Diese sind akzeptabel, ebenso wie eingegebene Absenderadressen. Handschrift gilt nicht als professionell und sollte vermieden werden.
