Bargeld ist in der Geschäftswelt mehr als nur Münzen und Währungen. Dazu gehören auch Schecks, Kreditkartentransaktionen und Zahlungsanweisungen. Durch den Einsatz von Best-Practice-Techniken für den Umgang mit Bargeld tragen Sie dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen, auch wenn Sie nur wenig Bargeld verwenden. Durch das Erstellen und Implementieren von Bargeldsteuerungskontrollen können Sie einen effizienten Prozess für die Verwaltung ausgehender Zahlungen und des erhaltenen Geldes erstellen.
Cash Accountability
Behalten Sie den Überblick über die Personen, die Zugriff auf das Bargeld eines Unternehmens haben, und machen Sie sich die Verantwortlichkeiten für das Bargeldhandling der einzelnen Personen bewusst. Sie sollten jederzeit wissen, wo sich das Geld Ihres Unternehmens befindet, und Sie können Unregelmäßigkeiten bei bestimmten Personen feststellen. Sie können dies erreichen, indem Sie sicherstellen, dass für jede Zahlung ein Kassenbon ausgestellt und verbucht wird, der jeden Kunden eine Quittung erhält und alle Überweisungen dokumentiert. Ein Supervisor sollte immer die Stornierung oder Rückerstattung von Transaktionen genehmigen und die Bareinlagen überprüfen.
Pflichttrennung
Wenn einer oder zwei für den Umgang mit Bargeld verantwortlich sind, besteht ein höheres Betrugsrisiko. Durch die Aufteilung der Geldbearbeitungsaufgaben auf mehrere Personen kann eine einzelne Person den Bargeldabwicklungsprozess nicht kontrollieren. Lassen Sie verschiedene Personen Barzahlungen in Buchführungsunterlagen verbuchen, erhalten Sie Geld, legen Sie Geld ein, stimmen Sie Barzahlungen in Buchhaltungsunterlagen ab, bezahlen Sie Rechnungen und verteilen Sie Gehaltsschecks. Wenn Sie die Bargeldabwicklungspflichten trennen, ist jeder Einzelne im Bargeldabwicklungsprozess gegenüber den anderen verantwortlich.
Barabgleich
Wenn Sie über Zahlungsabgleichsverfahren verfügen, können Sie bestätigen, dass die Mitarbeiter die Geldtransaktionen ordnungsgemäß erfasst haben und über ein System von Schecks und Salden verfügen. Sie sollten Ihre Kontoauszüge mindestens monatlich mit Ihren Kassenbons und Einzahlungen vergleichen. Zusätzlich zum Erfassen von Barzahlungen, sobald Sie diese erhalten haben, zählen Sie täglich Ihre Kasseneinnahmen und gleichen sie aus und vergleichen Sie alle Einnahmen mit Einzahlungsscheinen. Führen Sie zusätzlich zu einer geplanten monatlichen Barabgleichung jeden Monat eine Überraschungsprüfung der Buchhaltungsunterlagen durch.
Sicherheit
Wenn ein Unternehmen mit Bargeld umgeht, ist es wichtig, Geld und Mitarbeiter sicher zu halten. Um Ihre finanziellen Vermögenswerte zu schützen, sollten Sie vor dem Erweitern von Stellenangeboten stets potenzielle Mitarbeiter im Hintergrund prüfen. Bewahren Sie Bargeld immer an einem sicheren Ort auf, und geben Sie Ihre Richtlinien für die Bargeldabwicklung im Mitarbeiterhandbuch an. Beschränken Sie die Anzahl der Personen, die Zugang zu Bargeld haben, auf so wenig wie möglich und geben Sie nur den befugten Mitarbeitern Passwörter und Kombinationen. Jedes Jahr oder wenn ein Mitarbeiter, der mit Bargeld umgeht, das Unternehmen verlässt, ändern Sie alle Kombinationen und Kennwörter. Wenn ein Mitarbeiter Bargeld zählt, sollte er dies an einem Ort tun, den die Öffentlichkeit oder die Kunden nicht sehen können. Wenn Sie Bargeld von einem Ort zum anderen nehmen, z. B. eine Einzahlung tätigen möchten oder wenn Ihr Unternehmen über einen großen Campus verfügt, verwenden Sie das Buddysystem. Minimieren Sie die Bargeldmenge in Ihrem Unternehmen immer über Nacht, sodass Sie im Falle eines Brandes oder Diebstahls keinen großen Schaden erleiden.
