Die meisten Geschäftsfunktionen, die nicht durch Richtlinien und Verfahren gesteuert werden, werden chaotisch und ungeordnet. Die Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht einer der aufregendsten Aspekte des Geschäfts, aber es ist einer der wichtigsten Aspekte. Ein organisiertes System zur Dokumentenspeicherung eliminiert unnötige Datensätze und schützt das Unternehmen im Falle einer Prüfung. Zu wissen, wann es aufzubewahren ist und wann es zu werfen ist, ist ein entscheidender Schritt für die Entwicklung einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit.
Universeller Aufbewahrungsplan
Alle Unternehmen sollten ein System zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen entwickeln, das für alle Abteilungen einheitlich ist. Es bringt alle auf die gleiche Seite, wenn es um das Speichern von Datensätzen geht. Erkundigen Sie sich nach den Gesetzen und Statuten Ihres Unternehmens und Ihrer Branche. Beispielsweise kann eine Anwaltskanzlei andere Anforderungen als ein kleines Lebensmittelgeschäft haben. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Anwalt, um dieses System zu erstellen. Indexieren Sie den Plan nach Funktion und Abteilung. Stellen Sie sich einen Zeitplan zusammen und weisen Sie Klassifizierungscodes zu.
Rekordbestand
Die Bestandsaufnahme der Aufzeichnungen ist ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung der Aufbewahrung. Dies ist eine genaue Auflistung aller elektronischen und gedruckten Aufzeichnungen in Ihrer Organisation. Die Auflistung sollte einen Titel für jeden Datensatz wie "Hauptbuch" und den Ort des Dokuments enthalten. Fügen Sie außerdem eine Klassifizierung für Datensätze hinzu. Dies ist der Maßstab für die Aufbewahrung basierend auf Ihrem Unternehmensplan. Erstellen Sie beispielsweise eine Kalkulationstabelle. Die erste Spalte wäre der Titel "Bericht über die Entwicklung der Kreditoren". Die zweite Spaltenüberschrift würde die Klassifizierung "Kreditorenbuchhaltung" sein. Die dritte Spalte könnte eine Abteilung sein, "Buchhaltung". Der Rest der Tabelle könnte die Position beinhalten. "Ostlagerraum, Kabinett vier" und der Aufbewahrungscode "Zeitplan A".
Dokumentbewertungen
Der Evaluierungsprozess umfasst eine unternehmensweite Analyse der Aufzeichnungen vor Ort, um Dokumente zu entfernen, die die Aufbewahrungsfrist überschreiten. Diese Art der Hausreinigung beseitigt den Aufbau von übermäßigen Aufzeichnungen. Zerstören Sie mit Hilfe der Bestandsliste der Datensätze abgelaufene Dokumente. Überprüfen Sie anschließend den gesamten Speicher und aktualisieren Sie die Inventarliste. Untersuchen Sie während dieser Zeit die Gesetze, um die seit der letzten Überprüfung vorgenommenen Änderungen zu erkennen. Planen Sie Überprüfungen jährlich, vierteljährlich oder monatlich.
