Eine Rechnung ist ein Kommunikationsinstrument, das Ihren Kunden mitteilt, was Sie für sie bereitgestellt haben, wie viel sie kostet und wie sie bezahlen sollen. Rechnungen können so einfach sein wie ein handgeschriebenes Blatt mit einigen Notationen oder sie können ausgereifte, professionell gestaltete computergestützte Dokumente sein. Klare und informative Rechnungen verleihen Ihrem Unternehmen Glaubwürdigkeit bei Ihren Kunden. Sie helfen Ihnen auch, früher als später bezahlt zu werden, indem Sie Ihren Kunden mitteilen, wann sie von ihnen erwarten.
Rechnungsnummern
Rechnungen werden in aufeinanderfolgender Reihenfolge geschrieben, und eine Rechnungsnummer hilft Ihnen, eine bestimmte Rechnung in einer Reihenfolge zu finden oder darauf zu verweisen. Wenn Ihre Rechnungen nicht computergesteuert sind, legen Sie sie in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge ein, damit Sie die gewünschte Rechnung leicht finden können. Wenn Sie Rechnungsbelege kaufen, die Sie von Hand ausfüllen, werden diese mit vorgedruckten Nummern geliefert. Die Rechnungen werden gebunden, sodass Sie keine zusätzlichen Arbeiten ausführen müssen, um sie in Ordnung zu halten. Wenn Sie computergestützte Rechnungen mit Software wie QuickBooks oder Square erstellen, erledigt das Programm die Arbeit für Sie und erstellt Ihre Rechnungen in der richtigen Reihenfolge.
Wenn Sie auf eine Rechnung zurückgreifen müssen, z. B. wenn ein Kunde eine Zahlungsfrage hat oder wenn Sie einen Scheck erhalten haben und die Rechnung als bezahlt markieren möchten, suchen Sie einfach nach Rechnungsnummer. Sie können Ihre Rechnungssequenz mit einer beliebigen Nummer beginnen, die Sie wählen. Wenn Sie also Ihre erste Rechnung schreiben, können Sie ihr eine höhere Nummer zuweisen, damit Ihr Unternehmen etablierter erscheint.
Was sollte auf einer Rechnung stehen?
Neben der Rechnungsnummer sollte eine Rechnung alles enthalten, was Sie benötigen, um Ihrem Kunden die erforderlichen Informationen zu übermitteln, damit Sie bezahlt werden können. Eine Rechnung ist nicht nur eine Benachrichtigung über einen fälligen Betrag, sondern auch ein nützliches Referenzinstrument für Kunden, die wissen müssen, was sie in welcher Menge erhalten haben. Fügen Sie Ihrer Rechnung bei:
- Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens.
- Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, oder das Datum, an dem das Produkt geliefert wurde. Verwenden Sie das eine oder andere Dating-System, aber seien Sie konsistent.
- Name und Rechnungsadresse Ihres Kunden
- Die Versandadresse Ihres Kunden.
- Die Menge jedes bestellten Artikels, der Name oder die Bestandsnummer jedes bestellten Artikels, der Stückpreis jedes bestellten Artikels und der Gesamtpreis jedes Artikels, berechnet durch Multiplikation der Menge mit dem Stückpreis.
- Der Gesamtbetrag, der für alle Positionen auf der Rechnung fällig ist.
- Ggf. Umsatzsteuer fällig.
- Zahlungsbedingungen wie Nachnahme oder netto 15 (15 Tage zu zahlen).
Verwenden von Rechnungen für eine schnelle Zahlung
Ein bisschen Bedenken und Sorgfalt bei der Erstellung von Rechnungen kann Ihnen helfen, schneller und einheitlicher bezahlt zu werden. Je früher Sie Ihre Rechnung senden, desto eher weiß Ihr Kunde, wie viel zu zahlen ist und wann die Zahlung fällig ist. Obwohl Zahlungsbedingungen wie die Zeit zwischen Lieferung und Zahlung normalerweise im Voraus ausgehandelt werden, kann die Angabe dieser Bedingungen in der Rechnung als nützliche Mahnung dienen. Wenn Ihr Kunde bei der Bezahlung früherer Rechnungen hinterherhinkt, kann die Zahlung einschließlich eines auf der aktuellen Rechnung fälligen Gesamtbetrags die Zahlung beschleunigen, indem er dem Kunden den Schritt des Nachprüfens früherer fälliger Guthaben erspart.
