Die Rechnungsprüfung ist für jedes Unternehmen erforderlich. es werden Abgleichsgebühren erhoben, die mit gezahlten oder erhaltenen Beträgen in Rechnung gestellt oder in Rechnung gestellt werden.Die meisten Abrechnungssysteme sind automatisiert, aber manchmal müssen Rechnungen manuell validiert werden. Kleine Unternehmen können alle Rechnungen manuell validieren. Dies funktioniert, solange ein System von Prüfungen und Abwägungen vorhanden ist, um die Unehrlichkeit der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Eingangsrechnungen
Ein Mitarbeiter sollte die Rechnungen bei ihrer Ankunft zusammenstellen, sie nach Verkäufer und Verkäufer trennen und sie persönlich überprüfen oder an den für das einzelne Konto zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Ob eine Rechnung gültig ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Es ist daher wichtig, dass sie jeweils am richtigen Ort landen. Ein Mitarbeiter muss dann jeden Artikel prüfen, die Rechnung aufzeichnen und die Rechnung zur Zahlung weiterleiten. Personen, die für die Validierung von Rechnungen verantwortlich sind, sollten niemals Zugang zu Zahlungsmitteln haben.
Ausgangsrechnungen
Alle ausgehenden Rechnungen sollten vor dem Versand auf Richtigkeit überprüft werden. Eine Einzelperson oder Abteilung kann für die Eingabe von Artikeln verantwortlich sein, einschließlich Verkaufs- und Servicegebühren, zugewiesene Arbeitskosten und jegliches Material und Material, das für eine bestimmte Arbeit verwendet wird. Jede Rechnung sollte mit dem zugehörigen Kundenkonto abgeglichen werden, um die Kundenzufriedenheit durch genaue Rechnungsstellung zu erhöhen und den durch Rechnungskorrekturen verursachten Arbeitsaufwand zu senken.
Zahlungen
Sobald die Rechnungen validiert wurden, werden sie zur Zahlungsabwicklung an eine Einzelperson oder Abteilung weitergeleitet. Es ist unbedingt erforderlich, dass die für die Validierung der Rechnungen Verantwortliche keinen Zugang zu Zahlungsmitteln haben. Dieses System von Schecks und Gleichgewichten stellt sicher, dass die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, Schecks zu fälschen, nicht vorhandene oder gefälschte Rechnungen zu bezahlen oder andere unehrliche Praktiken durchzuführen.
Aussagen
Wenn Anweisungen eingehen oder gesendet werden, sollten sie mit jeder Kunden- oder Lieferantenrechnung abgeglichen werden, um die Richtigkeit sicherzustellen. Unternehmen, die streng manuell arbeiten, müssen ein wirksames Ablagesystem implementieren. Alle Rechnungen müssen ggf. kopiert und unter dem Namen des Kunden oder des Verkäufers eingereicht werden. Wenn ein Kontoauszug eingeht, sollte eine separate Person oder Abteilung überprüfen, ob die Gebühren und Zahlungen auf dem Kontoauszug genau aufgeführt sind. Durch die Trennung der Rechnungsprüfungsabteilung von der Rechnungsabteilung und der Zahlungsabteilung wird eine weitere Genauigkeit gewährleistet und unehrliches Verhalten verhindert.
