Ein Catering-Vorschlag fasst das Menü und die Begriffe zusammen, über die Sie und Ihr Kunde gesprochen haben. Es ist ein vorbereitender Schritt zur Schaffung eines Catering-Vertrags, der diese Informationen festigt und formalisiert. Während ein Catering-Vertrag rechtlich bindend ist, ist ein Catering-Angebot ein Erkundungsdokument und kann durch zusätzliche Verhandlungen geändert werden. Obwohl es sich bei einem Catering-Vertrag nicht um eine endgültige Version eines Menüs und der Bedingungen handelt, ist es dennoch ein ernstes Dokument, das möglichst aktuelle und nützliche Informationen enthalten sollte.
Sprechen Sie mit dem Kunden
Planen Sie ein vorläufiges Gespräch mit dem Kunden, um die erforderlichen Informationen zum Verfassen eines Catering-Vorschlags zu erhalten. Erkundigen Sie sich nach dem Menü, dem Budget und anderen Anforderungen, z. B. ob das Gericht zubereitet oder als Buffet serviert wird. Machen Sie sich vor diesem Gespräch eine Checkliste, damit Sie sicher sein können, Ihre Basis zu verdecken. Der Zweck dieser Diskussion besteht nicht darin, sich auf ein endgültiges Menü oder Arrangement zu einigen, sondern so viel wie möglich über die Bedürfnisse des potenziellen Kunden zu erfahren, damit Sie sie in Ihrem Vorschlag ansprechen können. Sie können diese Konversation auch per E-Mail führen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um zu klären, was Sie nicht tun können. Wenn der Kunde etwas außerhalb Ihres Leistungsumfangs wie einen Schokoladenbrunnen oder eine Eisskulptur möchte, können Sie sich beide die Zeit und Mühe sparen, Zeit zu investieren auf einem Vorschlag, der eindeutig ein Nichtstarter ist.
Erstellen Sie einen Menüvorschlag
Erstellen Sie basierend auf Ihrem Gespräch einen Menüvorschlag. Wenn sich Ihr Kunde als besorgt anhört und nicht besonders an den Details interessiert ist, zeigen Sie nur eine oder zwei Optionen für mögliche Menüs. Wenn der Kunde von dem Essen begeistert ist und Fragen zu Gewürzen und Zutaten gestellt hat, fügen Sie weitere Optionen und Informationen hinzu. Wenn der Kunde Bedenken hinsichtlich des Budgets geäußert hat, sollten Sie mehrere Preisoptionen angeben, aus denen hervorgeht, was Sie zu einem Mindestpreis tun können und was Sie für ein wenig zusätzliches Geld tun können. Sie können diese Informationen als mögliche Menüpakete oder als No-Frills-Mahlzeit mit möglichen Zusätzen präsentieren.
Wenn Ihr Kunde beispielsweise eine Taco-Bar möchte, können Sie eine Basisoption für 10 Dollar pro Kopf mit Reis, Bohnen, Kohlkohl, Salsa, Käse und einem Protein anbieten. Die Option auf mittlerer Ebene könnte 15 USD pro Kopf mit zusätzlichem Protein und geröstetem Gemüse kosten. Die Deluxe-Option könnte eine dritte Protein-, Guacamole- und mehrere Käse- und Salsa-Optionen für 19 US-Dollar pro Kopf haben. Alternativ können Sie eine vegane Lasagne mit grünem Salat für 15 US-Dollar pro Kopf oder eine Lasagne mit Rindfleisch aus Rindfleisch und einen Salat für 20 US-Dollar pro Kopf anbieten.
Arbeitskosten
Ihre Lohnkosten sollten nicht mehr als 33 Prozent des Preises betragen, den Sie dem Kunden anbieten. Berücksichtigen Sie die Produktionskosten für die Zubereitung der Lebensmittel außerhalb des Standorts. Geben Sie in Ihrem Vorschlag explizit an, ob der Preis des vorgeschlagenen Menüs auch die Kosten für Einrichtung, Ausfall und Service beinhaltet. Wenn diese Kosten nicht enthalten sind, teilen Sie sie getrennt nach Stunden oder Aufgabe auf, je nachdem, welche Methode am sinnvollsten ist. Wenn Sie die Kosten stundenweise auflisten, geben Sie eine Schätzung der voraussichtlichen Dauer an. Versuchen Sie, Variablen vorwegzunehmen, die die Gesamtzeit beeinflussen können. Wenn Sie beispielsweise eine Fähre nehmen müssen, um zum Veranstaltungsort zu gelangen, können die Zeiten der Fähre nicht mit den Essenszeiten übereinstimmen, sodass Sie zusätzliche Wartezeiten benötigen.
Geschirr und Tischdecken
Wenn Sie Geschirr und Tischtücher mieten möchten, schließen Sie die Kosten für das Geschirr mit ein. Sie können sich entscheiden, diese zu den Kosten bereitzustellen oder Sie können eine Auszeichnung hinzufügen. Seien Sie auf jeden Fall transparent und stellen Sie sicher, dass Sie zusätzliche Arbeitsstunden für die Handhabung des Geschirrs einschließen, je nachdem, ob Sie das Geschirr abkratzen oder waschen müssen. Wenn Sie Pappteller, Gabeln und Servietten zur Verfügung stellen, geben Sie an, ob diese im Preis enthalten sind oder ob zusätzliche Kosten anfallen. Wenn Sie eine Ausrüstung wie Chafers, Kühler und Kaffeemaschinen mieten müssen, nehmen Sie diese Preise in den Vorschlag auf und geben Sie an, welche Aufschläge für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Bedingungen
Fügen Sie Ihrem Catering-Vertrag Informationen dazu hinzu, wie der Kunde bezahlt. Sie können bei der Vertragsunterzeichnung eine Anzahlung verlangen, um das Datum zu sperren und Ihnen bei der Bezahlung der Zutaten zu helfen. Diese Kaution kann ein fester Betrag oder ein Prozentsatz einer ursprünglichen Schätzung sein. Geben Sie außerdem an, wann Sie endgültige Informationen zum Personalbestand benötigen und wann Sie eine endgültige Zahlung benötigen.
