Für ein effizientes Geschäft ist es wichtig, den Papierkram zu verfolgen. Verträge. Vorschläge. Rechnungen Rechnungen Lizenzen Selbst im 21. Jahrhundert, wenn der Großteil der Dokumente digital ist, ist die Dateiverwaltung immer noch erforderlich, damit Ihre Verwaltungsvorgänge reibungslos funktionieren. Viele Prinzipien des Geschäftsdokumentenmanagements bleiben gleich, unabhängig davon, ob sich Ihr digitales Ablagesystem auf Ihrem Laptop oder in der Cloud befindet.
Dateiverwaltungsprinzipien
Das grundlegende Gesetz einer guten Dateiverwaltung lautet, dass das System das Auffinden von Dokumenten erleichtern soll. Wenn nicht, ist es nicht nützlich.
Ein gutes Dokumentenablagesystem, ob in einem Stahlschrank oder in der Cloud, sollte die Ablage weniger langwierig und schwierig machen. Sie sollten nicht mehrere Minuten damit verbringen müssen, herauszufinden, in welcher Datei der Verkaufsbericht dieses Monats enthalten ist. Außerdem sollte es einfach sein, die gewünschten Informationen abzurufen. Eine gute Einreichung ist nicht von Personen abhängig: Wenn Ihr Verwaltungsassistent oder Ihre IT-Person gekündigt wird, sollte ihre Ablösung in der Lage sein, das System zu ermitteln. Dateikategorien sollten klar und leicht zu identifizieren sein. Das System sollte die Identifizierung und Löschung inaktiver Datensätze erleichtern.
Flexibilität ist auch wichtig, insbesondere bei Software. Ein Dokumentenablagesystem, das Ihr Unternehmen an einen einzelnen Anbieter oder eine bestimmte Computerplattform bindet, könnte sich auf der Straße als problematisch erweisen.
Das System muss auch Wachstum bewältigen können. Dateien sammeln sich zwangsläufig an, wenn Ihr Unternehmen wächst, neue Kunden hinzukommen und Mitarbeiter wachsen. Ein gutes System kann mehr Daten- und Dokumentenspeicher verarbeiten, als Sie erwarten.
Vorteile der Dateiverwaltung
Gutes Geschäftsdokumentmanagement kann Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile bringen. Schnelleres Ablegen und Abrufen spart Zeit und macht das Personal effizienter und produktiver. Wenn ein System Fehldateien reduziert, kann dies viel Zeit und Probleme sparen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie vor Gericht gehen oder sich einer Prüfung unterziehen: Wenn Sie keine Schlüsseldokumente zur Hand haben, kann dies zu einem unglücklichen Ergebnis führen.
Ein effizientes, durchdachtes System reduziert die Anzahl, die Sie für den Kauf von Aktengeräten benötigen, und verringert den Platzbedarf für die Aufbewahrung. Es erleichtert auch die Schulung des neuen Personals für die Anmeldung.
Digital und Hardcopy
Die Verwendung eines digitalen Dateiverwaltungssystems hat erhebliche Vorteile. Die digitale Ablage ermöglicht es, Dokumente anhand von Schlüsselwörtern zu suchen, wodurch die erforderlichen Unterlagen schneller erledigt werden können. Ein gutes System hat andere Vorteile:
- Es kann eine Vielzahl von Dokumenttypen speichern, beispielsweise Textverarbeitungsdateien, E-Mails und PDF-Dateien.
- Sie beschränkt den Zugriff auf vertrauliche Dokumente.
- Es überwacht, wer welches Dokument liest.
- Wenn jemand Änderungen vornimmt, können Sie sie nachverfolgen. Bei Bedarf können Sie sie rückgängig machen.
- Kontrollieren, wann ältere Dokumente gelöscht werden können.
- Mit Mobiltelefonen und anderen mobilen Geräten können Sie problemlos auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.
Einige Dokumente müssen jedoch in Papierform bleiben, auch wenn Sie sie scannen und digitalisieren. Vorschriften verlangen häufig, dass Sie Kopien von Geschäftslizenzen und Genehmigungen auf Papier aufbewahren, nicht nur im Cyberspace. Andere Dokumente, die möglicherweise in Papierform aufbewahrt werden sollten, sind Jahresberichte, "do as business as" -Zertifikate, Versicherungsdokumente und Schuldscheine. Abhängig von Ihrem Arbeitsbereich gibt es möglicherweise spezielle Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten, mit denen Sie sich befassen müssen.
Physische Dokumente sind dem Risiko der Zerstörung durch Feuer, Erdbeben, Orkane oder einfach einer Rohrleitung ausgesetzt, die das Büro bricht und überschwemmt. Ihr Unternehmen sollte Maßnahmen ergreifen, um dies zu verhindern:
- Legen Sie Dokumente in sauberen, sicheren, umweltstabilen und feuerfesten Behältern ab.
- Erstellen Sie Sicherungskopien, entweder digital, Mikrofiche oder Fotokopien.
- Finden Sie einen Ort, an dem Sie Kopien außerhalb des Standorts aufbewahren können, damit bei einem Brand oder einer anderen Katastrophe nicht dasselbe Schicksal wie bei den Originalen auftritt.
- Ihr Backup-Speicherort sollte einer sein, auf den Sie nach einem Notfall zugreifen können. Ein Vorteil von Cloud Storage ist, dass Sie überall dort auf Informationen zugreifen können, wo das Internet noch funktioniert.
Indizieren Sie Ihre Datensätze
Um ein Dateisystem optimal nutzen zu können, muss es effektiv indiziert werden. Zu den Standardkategorien können beispielsweise Steuern, Verträge, Kundenkorrespondenz, Gerichtsverfahren, Verbindlichkeiten und Forderungen gehören. Ihre Papier- und Digitaldateien sollten demselben Indexierungsschema folgen. Dies macht es einfacher, Mitarbeiter zu schulen, um zu wissen, wo sie Papierkram finden.
Regeln zur Entsorgung von Dokumenten
Wenn Sie Ihr Dateiverwaltungssystem planen, müssen Sie sich auf einen guten Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten oder die Richtlinien für die Aufbewahrungsdauer von Dateien einigen. Auch bei einem digitalen Ablagesystem ist dies wichtig: Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst und wächst, kann es bei der Suche nach "Rohstoffvertrag" oder ähnlichem zu Dutzenden veralteter Dokumente kommen.
Ihr Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten muss sowohl die rechtlichen als auch die geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen. Wenn Sie Dokumente im Zusammenhang mit Ihrer Steuererklärung haben, z. B. Kreditkartenrechnungen, aus denen hervorgeht, dass Sie Einkäufe tätigen, sollte der IRS mindestens drei Jahre nach Einreichung der Steuererklärung einreichen. So lange kann der IRS normalerweise zurückblicken und Sie prüfen. Behalten Sie die Beschäftigungssteueraufzeichnungen vier Jahre lang bei und halten Sie an den Erträgen fest, die einen Forderungsausfall für sieben Jahre geltend machen.
Für verschiedene Datensätze gelten andere Regeln. Möglicherweise liegen Dateien vor, die sich auf die Einhaltung von Umweltvorschriften, die Einreichung von Anträgen bei der Securities and Exchange Commission, die Arbeitsschutzvorschriften des Bundes und der USA sowie Diskriminierungsverfahren beziehen. Jeder Regler hat seine eigenen Anforderungen. Sie benötigen auch eine Richtlinie für einfache Geschäftsdatensätze. Zum Beispiel möchten Sie einen Vertrag nicht löschen, bevor Sie den Job abgeschlossen haben, für den Sie einen Vertrag abgeschlossen haben. Aufzeichnungen, die sich auf laufende Rechtsstreitigkeiten beziehen, sollten nicht zerstört werden, selbst wenn dies für Ihr Unternehmen von Vorteil wäre.
Es liegt in Ihrer Verantwortung oder bei der Person, die Ihr Programm betreibt, zu wissen, welche Aufzeichnungen wie lange aufbewahrt werden müssen. Wer mit Aufzeichnungen umgeht, sollte die Unternehmensrichtlinien kennen und alle Untergebenen schulen. Auch regelmäßige Mitarbeiter müssen etwas davon wissen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter eine E-Mail sendet oder erhält, die archiviert werden muss, muss er ausreichend geschult sein, um die Notwendigkeit zu erkennen.
Bei physischen Dokumenten bietet das Zerkleinern die ultimative sichere Entsorgung. Für digitale Dateien benötigen Sie Verfahren, die sie nach der Wiederherstellung löschen. Führen Sie eine Berichterfassung, welche Datensätze Sie entsorgt haben und wann Sie sie vernichtet haben.
Sicherheit und Privatsphäre
Massive Hacks und Verstöße gegen die Daten sind eine Routine im Leben des 21. Jahrhunderts. Das bedeutet nicht, dass sie unbedeutend sind: Eine Verletzung der Daten kann Ihrem Ruf schaden, Geld kosten oder eine Reihe von Klagen oder Geldbußen auslösen. Sogar Informationen, die innerhalb des Unternehmens auslaufen, können Probleme verursachen. In einigen Bundesgesetzen müssen Sie beispielsweise die medizinischen Informationen Ihrer Mitarbeiter vertraulich behandeln. Wenn andere Mitarbeiter auf vertrauliche Unterlagen zugreifen können, könnte dies recht schmerzhaft sein.
Beim Einrichten Ihres Dateiverwaltungssystems müssen Sie eine Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie implementieren. Die Fähigkeit der Mitarbeiter, Dokumente einzusehen, sollte unbedingt erforderlich sein. Der Zugriff sollte auf einem Berechtigungssystem basieren und nicht nur darauf vertrauen, dass Mitarbeiter nicht auf Verschlusssachen achten.
Es ist üblich, Dokumente online freizugeben, wenn mehrere Mitarbeiter an demselben Projekt arbeiten. Dies öffnet ein weiteres Fenster der Anfälligkeit für das Herauskommen vertraulicher Informationen. Dateiverschlüsselung oder die Verwendung eines Dateifreigabesystems wie Dropbox kann dazu beitragen, Leckagen zu vermeiden.
Dies ist ein weiterer Grund, alte, nicht benötigte Dateien zu vernichten oder zu löschen. Selbst wenn sie für Ihr Unternehmen keinen Nutzen haben, verfügen sie möglicherweise über vertrauliche Informationen über ehemalige Mitarbeiter oder Kunden, die das Aussteigen nicht zu schätzen wissen.
Unabhängig von den Regeln, die Sie erhalten, ist es wichtig, alle Mitarbeiter nicht nur in Bezug auf das Ablegen und Abrufen von Daten, sondern auch in Bezug auf die Vertraulichkeitsregeln und den Aufbewahrungszeitraum für Datensätze zu schulen.
