Die Computertechnologie treibt uns in eine Ära der elektronischen Speicherung. Unternehmen aller Art tendieren in Richtung papierloses Büro, um die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Trotz dieses zunehmenden Schwerpunkts auf computergestützte Daten ist ein Großteil des durchgeführten Geschäfts immer noch auf die Speicherung von Dokumenten in Papierform angewiesen. Die Entscheidung, seitliche oder vertikale Dateien in einer Büroumgebung zu verwenden, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Historische Aufzeichnungen
Im Laufe der Jahre hat der Bedarf an Aufzeichnungen mit dem Bevölkerungswachstum und der Gründung neuer Unternehmen zugenommen. Berufe wie Recht und Medizin erfordern vollständige und genaue schriftliche Aufzeichnungen über den Umgang mit Kunden. Hersteller und Händler verlassen sich auf Kundenakten, um Verkäufe zu tätigen und Einkäufe zu tätigen. In der Vergangenheit hat die Notwendigkeit der Dokumentenspeicherung Branchennischen für Unternehmen geschaffen, die eine Vielzahl von Archivierungsanforderungen erfüllen möchten. Die Dokumentenablage am Arbeitsplatz hat sich von gestapelten Papieren in Regalen und in Ablagefächern zu durchdachten Ablagesystemen entwickelt, die von vielen Herstellern erhältlich sind.
Vertikale Ablagesysteme
Vertikale Schränke sind die älteren der am häufigsten verwendeten Aktenschränke. Sie können aus Holz oder Metall bestehen und sind mit zwei, vier oder fünf Schubladen erhältlich. Dateien mit zwei Schubladen werden aus Kompatibilitätsgründen zur Anpassung an die Standardhöhen des Schreibtischs produziert. Vertikale Feilen mit fünf Schubladen sind normalerweise 60 Zoll hoch und werden normalerweise nicht in Arbeitsbüros verwendet, da die oberen Schubladen für einen einfachen Zugriff zu hoch sind. Sie werden in Massenspeicherbereichen eingesetzt, in denen Platz knapp ist. Vertikale Dateien werden in zwei grundlegenden Schubladengrößen geliefert, um Dokumente im Standardbriefformat und im rechtlichen Format aufzunehmen.
Querablagesysteme
Seitliche Dateien bieten einige deutliche Vorteile gegenüber vertikalen Dateien. Sie können sowohl Dokumente in Brief- als auch in Legalgröße aufnehmen. Seitliche Dateien bieten in der Regel ein Drittel mehr Speicherplatz als vertikale Schubladen. Da sie in Tischhöhen erhältlich sind, dienen sie dem doppelten Zweck des Ordners und der Anrechnung. Beide Schubladen sind im Sitzen leicht zugänglich. Wenn der Arbeitsplatz bestimmte und wiederholte Verfügbarkeit bestimmter Dateien erfordert, ist die seitliche Datei eine ideale Lösung für die Ablage. Allein aufgrund dieser Funktion sind sie das bevorzugte Ablagesystem für Führungskräfte und Fachleute.
Einreichungstipps
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Aktenschränken für Ihr Unternehmen sorgfältig, wie und von welchem Personal die Akten verwendet werden. Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter des technischen Supports, die einen schnellen Zugriff auf Dokumente benötigen, werden am besten mit seitlichen Ablagesystemen bedient. Es ist am besten, sich mit den Einreichungsspezialisten in Verbindung zu setzen, bevor eine Zusage für eine seitliche oder vertikale Einreichung gemacht wird. Große Anbieter von Bürogeräten verfügen über geschultes Personal, um die effizienteste Art der Archivierung für ein bestimmtes Unternehmen zu empfehlen. Sie werden Planungs- und Layoutschemata als Teil des Verkaufsprozesses anbieten.
Zu berücksichtigende Optionen
Wenden Sie sich an mehrere Bürobedarfsfirmen, wenn Sie Dateisysteme in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste für Ihr Geld herausholen. Berücksichtigen Sie mögliche Einsparungen durch den Kauf gebrauchter Artikel bei Händlern oder bei Auktionen. Wenn die Finanzen knapp sind, prüfen Sie die Möglichkeit, die erforderlichen Aktengeräte zu leasen.
