Es gibt bestimmte Dinge, die Sie mithilfe der Memoverteilung mit anderen Personen in Ihrem Geschäft kommunizieren können. Ein Memo kommuniziert im Allgemeinen etwas wichtiges mit Kollegen und wird normalerweise an mindestens mehrere Personen innerhalb des Unternehmens verteilt. Ein Memo kann auch verwendet werden, um alle über etwas Dringendes, wie etwa verlorene Dateien, zu informieren. Verlorene Dateien können sich auf den Betrieb des Unternehmens auswirken, und die Mitarbeiter sollten über das Problem informiert werden und darüber, wie sie so schnell wie möglich helfen können.
Vervollständigen Sie den Header für das Memo über verlorene Dateien. Dies beinhaltet eine Zeile für das Datum, den Betreff, an wen sich das Memo befindet und von wem es stammt. Diese Zeilen sind mit „Datum“, „Betreff“, „An“ und „Von“ gekennzeichnet. Der Betreff sollte mindestens „Verlorene Dateien“ sagen, er kann jedoch auch beschreiben, welche Dateien verloren gehen.
Erläutern Sie kurz die Frage im ersten Absatz direkt unter der Überschrift. Dies sollte auf jeden Fall beinhalten, welche Dateien verloren gehen, beispielsweise Dateien für einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt. Es kann auch enthalten, wie Sie glauben, dass die Dateien verloren gegangen sind, wo sie sich befinden könnten und wie dringend es ist, sie zu finden.
Beschreiben Sie im nächsten Abschnitt mehr über das Problem. Informieren Sie sich an dieser Stelle ausführlicher über die verlorenen Dateien. Sie geben möglicherweise Details zum Client oder Projekt an, für die die Dateien erstellt werden, oder weitere Informationen dazu, wie die Mitarbeiter nach Dateien suchen. Geben Sie an dieser Stelle ein bestimmtes Datum an, nach dem die Dateien gefunden werden müssen.
Sagen Sie den Empfängern des Memos genau, was Sie im letzten Abschnitt tun sollen. Dies sollten bestimmte Aktionselemente sein, z. B. Suche in Datenbank X, oder alle persönlichen Dateien durchgehen, falls Sie die verlorenen Dateien auf dem Computer oder den Flash-Laufwerken Ihres Unternehmens gespeichert haben. Wiederholen Sie das Datum, an dem die Dateien gefunden werden müssen.
Lesen Sie das Memo vor. Vergewissern Sie sich, dass Sie keine vertraulichen Informationen zu den Dateien angegeben haben, für die keine Aufzeichnungen vorhanden sein sollten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Wichtigkeit der Suche nach den verloren gegangenen Dateien klar formuliert haben.
