Durch regelmäßige Audits können Sie die Genauigkeit und Qualität der Aufzeichnungen Ihres Unternehmens verbessern. Bei einer Prüfung werden in der Regel interne Quittungen sowie Kontoauszüge auf Fehler untersucht. Einige Fehler beinhalten unvorsichtige Schreibfehler und können schnell behoben werden, während andere vorsätzlich oder betrügerisch sind und erheblichen Schaden anrichten können.
Identifizieren Sie Prüfziele, z. B. um unbeabsichtigte Fehler zu entdecken oder um verbesserungsbedürftige Bereiche zu reparieren. Entwickeln Sie einen allgemeinen Rahmen, um eine Standardprüfungsroutine zu beschreiben. Erstellen Sie beispielsweise eine Prüfliste, in der die Berichtsmethoden detailliert beschrieben werden.
Sammeln Sie relevante Dokumente, z. B. Einzelaufstellungen Ihrer Ausgaben und aktuelle Kontoauszüge. Legen Sie einen Cutoff-Zeitraum fest, z. B. das Monatsende, damit Sie Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums abstimmen können. Viele Transaktionen, wie Einzahlungen, Überweisungen und Auszahlungen, werden nicht sofort abgerechnet, sondern benötigen einige Tage, bevor sie auf Ihr Konto gebucht werden.
Stimmen Sie die Informationen ab, damit Ihre Bankkonten die tatsächlichen Transaktionen widerspiegeln. Vermeiden Sie es, Daten aus langen Zeiträumen in Angriff zu nehmen, da Sie mit höherer Wahrscheinlichkeit überfordert werden. Trennen Sie die Daten nach Untergruppen, sodass Sie die Informationen in einem Ertragskonto nicht zusammenfassen, sondern Kategorien wie Umsatz, Zinseinkommen und Erstattungen bei Versand unterscheiden können.
Speichern Sie die Ergebnisse in einer sicheren, organisierten Methode, sodass Sie bei Bedarf Informationen schnell abrufen können, z. B. wenn die IRS Ihr Unternehmen überprüft. Vermeiden Sie den Wegwerfbeleg (im Allgemeinen für mehr als 75 US-Dollar). Um den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren, sollten Sie die Verwendung einer Buchhaltungssoftware (nicht nur einer Kalkulationstabelle oder eines Hauptbuchs) in Betracht ziehen und Ihre Quittungen scannen.
Überprüfung der Landes- und Bundesgesetze. So verabschiedete der Kongress 2002 den Sarbanes-Oxley Act, durch den viele Prüfungsverfahren geändert wurden. Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den IRS-Vorschriften und den Limits der Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), sodass Sie nicht versicherte Geldbeträge hinterlegen.
Tipps
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Stellen Sie Personal ein, beispielsweise einen Teilzeit-Buchhalter oder einen Assistenten auf Zeit, um die Informationen zu sortieren. Wenden Sie sich jedoch an einen Certified Public Accountant (CPA), wenn Sie auf komplexe Probleme stoßen.
Warnung
Separate Aufgaben, die mit Bargeld verbunden sind, um die internen Kontrollen zu stärken. Beispielsweise sollte ein Mitarbeiter, der Informationen aufzeichnet, nicht dieselbe Person sein, die täglich Bargeld zählt.
