Die Ausarbeitung eines Beschäftigungsnachweises ist eine häufige Personalaufgabe. Im Allgemeinen ist es jedoch keine gute Idee, Informationen zu aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern per Telefon zu übermitteln. Zum einen haben Sie keine Möglichkeit, die Identität des Anrufers zu überprüfen. Zum anderen verstößt die Verbreitung von Informationen über das Telefon gegen die Datenschutzbestimmungen der meisten Unternehmen. Besser ist es, die schriftliche Genehmigung des Arbeitnehmers anzufordern und dann die Beschäftigungsinformationen schriftlich zur Verfügung zu stellen.
Warum ein Arbeitszeugnis?
Unternehmen und Einzelpersonen, die Entscheidungen auf der Grundlage der gegenwärtigen oder früheren Beschäftigung und des Gehalts treffen, benötigen eine Möglichkeit, die von einem Mitarbeiter bereitgestellten Informationen zu überprüfen. Am häufigsten sind Banken und andere Kreditinstitute, Eigenheimbesitzer, Personalvermittler und andere potenzielle Arbeitgeber. Kreditgeber und Hausbesitzer müssen in der Regel nur den Beschäftigungsstatus und den Lohn oder das Gehalt überprüfen. Einstellungsunternehmen können Informationen zu Anwesenheit, Jobrollen und Pflichten anfordern. Ihre Bestätigungsrichtlinie bestimmt, wie viele Informationen Ihr Unternehmen bereitstellt.
Standard versus formale Überprüfung
Die Informationen, die Sie in ein Arbeitszeugnis aufnehmen, hängen oft davon ab, ob Sie ein Standard- oder ein formelles Zeugnis erstellen. Jede Version sollte sich in einem offiziellen Briefkopf des Unternehmens befinden und Datum, Titel und Unterschrift der Person enthalten, die die Überprüfung ausstellt. Ein Standardzertifikat, z. B. eines, das ein Hauseigentümer möglicherweise anfordert, umfasst normalerweise den Namen des Mitarbeiters, den Beschäftigungsstatus, die aktuelle Berufsbezeichnung und das jährliche Jahresgehalt. Eine formale Bescheinigung, die einem Kreditgeber ausgestellt wird, kann auch die Sozialversicherungsnummer des Angestellten sowie ein offizielles Firmensiegel oder Stempel eines Notars enthalten.
Format und Stil
Ein Arbeitszeugnis hat kein Standardlayout. Legen Sie die Seitenausrichtung mit einem 8,5 x 11-Zoll-Blatt Papier auf Querformat und Ränder auf 0,5 Zoll fest, damit die Überprüfung einem traditionellen Zertifikat ähnelt. Legen Sie die Ausrichtung auf Hochformat fest und verwenden Sie standardmäßige 1-Zoll-Ränder für das Erscheinungsbild eines Geschäftsbriefs. Zentrieren Sie den Briefkopf, der den Namen des Unternehmens und die Kontaktinformationen enthalten sollte, und beginnen Sie mit der Eingabe der Bestätigungsinformationen. Sie können das Zertifikat als Tabelle formatieren und jede Information in einer separaten Zeile mit doppeltem Abstand eingeben. Geben Sie auf der linken Seite Bezeichnungen wie "Mitarbeiter", "Aktuelle Position" und "Jahreseinkommen" ein. Fügen Sie die entsprechenden Informationen auf der rechten Seite hinzu.
Lieferoptionen
Die Lieferoptionen unterscheiden sich häufig für Standard- und formale Zertifikate. Bei einem Standard-Arbeitszeugnis senden die meisten Unternehmen die Informationen per E-Mail, Fax oder E-Mail an einen Empfänger. Wenn ein formelles Zertifikat eine Sozialversicherungsnummer enthält, senden die meisten Unternehmen die Informationen über die US-Post. Sie können Mitarbeitern auch die Abholung und Auslieferung des eigenen Zertifikats gestatten. Ob Sie einen Mitarbeiter über die Übermittlung eines Zertifikats informieren, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Anfragen ab, die Sie für diesen Service erhalten.
