Beim Batching der Kreditoren werden die zu gruppierenden Rechnungen in Gruppen oder Batches zusammengefasst, und es wird ein Eintrag in den Abrechnungsdatensätzen für den gesamten Rechnungsstapel vorgenommen, im Gegensatz zu einzelnen Buchungsbelegen für jeden Zahlungsempfänger. Das Stapeln ist eine verbreitete Technik, um Journalbuchungen zu reduzieren, und hilft dem Buchhaltungssystem, effizienter zu arbeiten. Dosierverfahren haben jedoch auch Nachteile.
Reduktion von Transaktionen
Der Hauptvorteil beim Batching von Kreditorenbuchhaltungstransaktionen besteht in einer Reduzierung der Einträge im Buchhaltungssystem. Unternehmen mit einer hohen Anzahl von Transaktionen mit niedrigem Dollarwert können schnell Tausende von Belastungen und Gutschriften auf den Aufwandskonten sehen. Diese Detailgenauigkeit im Debitorenbuch der Verbindlichkeiten ist nicht erforderlich und verursacht einen Verarbeitungsaufwand für das rechnergestützte Buchhaltungssystem. Durch die tägliche oder wöchentliche Stapelverarbeitung von Transaktionen wird diese Belastung verringert.
Erstellung eines Audit-Trails
Wenn die Transaktionen täglich aufgeschlüsselt werden und Zahlungen per Überweisung erfolgen, ist es für die Buchhalter einfach, die täglichen Auszahlungsbeträge mit den Geldabflüssen des Kontoauszugs abzugleichen, da in den Kontoauszügen häufig die täglichen Transaktionssummen aufgeführt werden. Darüber hinaus kann eine zufällige Auswahl von bezahlten Rechnungen vorgenommen und in Chargen sowie der Kontoauszug nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass die erfassten Beträge korrekt sind.
Schnelle Analyse
Durch die tägliche und wöchentliche Verteilung von Transaktionen können Buchhalter die Trendbeträge der Zahlungsbeträge nach Tagen schnell analysieren. Jede Zahlungscharge stellt dieselbe Zeiteinheit dar; Ausreißer lassen sich durch Auflistung der täglichen Chargensummen und Untersuchung hoher oder niedriger Mengen leicht erkennen. Durch das Dosieren wird es jedoch schwieriger, anomale Geldabflüsse einzeln zu erkennen. Wenn das Unternehmen befürchtet, dass große Barzahlungen ohne Autorisierung vorgenommen werden, können die Aufsichtsbehörden Richtlinien einführen, um doppelte Unterschriften für große Beträge aufzunehmen.
Schwierigkeiten bei der Versöhnung
Ein möglicher Nachteil bei der Bündelung von Forderungen kann Schwierigkeiten beim Abgleich sein. Wenn die Buchhalter der Gesellschaft nicht genau festhalten, welche Transaktionen die einzelnen Chargen ausmachen, kann der Zahlungsabgleich schwierig oder sogar unmöglich sein. Wenn diese Schwäche besteht, kann es für Mitarbeiter leicht sein, Betrug oder Verkäufer zu bestreiten, dass sie eine Zahlung erhalten haben.
