Flussdiagramme sind hilfreich, um zu zeigen, wie die Schritte in einem Geschäftsprozess zusammenpassen. Bei der Dokumentation des Abrechnungszyklus dienen sie nicht nur als praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter jeden Schritt des gesamten Abrechnungszyklus monatlich abschließen, sondern sie helfen Ihnen auch bei der Analyse und Verbesserung der Abrechnungsabläufe. Wenn Sie erst einmal verstanden haben, welche Symbole wo und welche Informationen verwendet werden müssen, ist es nicht schwierig, ein Ablaufdiagramm für den Rechnungslegungsprozess zu erstellen.
Flussdiagrammsymbole verstehen
Flussdiagrammsymbole zeigen die Schritte, Entscheidungen und Aufgaben des Abrechnungszyklus an. Obwohl Sie jedes Symbol verwenden können, um jedes davon darzustellen, verwenden viele Leute Standardsymbole. Für ein Abrechnungsprozess-Flussdiagramm umfassen dies Ovale, Rechtecke und Parallelogramme, bei denen es sich um flache Formen mit gegenüberliegenden Seiten handelt, die parallel und gleich lang sind. Nützlich sind auch Pfeile, die die Richtung anzeigen, in die der Abrechnungsprozess abläuft. Wie die Website Mind Tools erläutert, stellen Ovale meistens den Beginn oder das Ende eines Prozesses dar. Rechtecke kennzeichnen bestimmte Aufgaben und ihre Anweisungen oder Anweisungen und Parallelogramme klassifizieren Abrechnungsausgaben.
Erstellen Sie die Flussdiagrammstruktur
Der Abrechnungszyklus besteht aus 10 Schritten, die in jeder Abrechnungsperiode in derselben Reihenfolge ablaufen. In der Reihenfolge, in der die einzelnen Schritte ausgeführt werden, besteht der Abrechnungszyklus aus der Identifizierung von Transaktionen, der Analyse von Transaktionen, der Buchung von Buchungen, der Buchung von Buchungen in das Ledger, der Berechnung eines Probesaldos, der Durchführung von Anpassungen, der Berechnung eines angepassten Probesaldos, der Erstellung von Abschlüssen und der Übertragung Guthaben auf temporären Konten durch Abschlussbuchungen und Berechnung eines Kontostands nach Abschluss. Identifizieren Sie jeden Hauptschritt innerhalb eines Ovals und verwenden Sie Richtungspfeile, um eine vertikale Flussdiagrammstruktur zu erstellen.
Aufgabendetails hinzufügen
Führen Sie eine Aufgabenanalyse durch, um die einzelnen Aufgaben in jedem Schritt des Abrechnungszyklus zu identifizieren. Je mehr Details Sie angeben, desto nützlicher ist das Diagramm. Anstatt ein einzelnes Rechteck zu verwenden, das besagt, dass Journaleinträge als Lastschriften oder Gutschriften erfasst werden, listen Sie jeden Schritt auf oder geben Sie Anweisungen zum Ausführen dieser Aufgabe in einem eigenen Rechteck an. Bei Schritten, die eine Ausgabe erzeugen, z. B. das Erstellen von Abschlüssen, identifizieren Sie die Ausgabe mithilfe von Parallelogrammen, platzieren Sie diese rechts vom entsprechenden Rechteck und verbinden Sie sie mit Richtungspfeilen. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis das Flussdiagramm vollständig ist.
Testen und Verifizieren
Nach Abschluss des Flussdiagramms empfiehlt Mind Tools, dass Sie die Informationen überprüfen und auf Genauigkeit prüfen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen zu bitten, das Diagramm zu überprüfen und es zu testen, indem Sie die Schritte genau so ausführen, wie sie dargestellt werden. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Rechnungslegungszyklus zu analysieren, um die Effizienz und die internen Kontrollen zu verbessern. Ermitteln Sie sowohl unnötige als auch redundante Schritte sowie die Schritte, die Sie hinzufügen sollten. Prüfen Sie, ob die Rechnungslegungsverfahren eine angemessene interne Kontrolle bieten, wie z. B. Informationssicherheit und Aufgabentrennung.
