Es gab eine Zeit, in der Buchhaltungstransaktionen manuell auf großen, säulenartigen grünen Blättern, sogenannten Ledger-Pads, aufgezeichnet wurden. Glücklicherweise hilft die Buchhaltungssoftware, die Buchhaltung effizient, genau und konform zu gestalten. Die Wahl einer Buchhaltungssoftware ist für jeden Geschäftsinhaber oder Managementexperten von großer Bedeutung und sollte oberste Priorität haben.
Funktion
Die Buchhaltungssoftware speichert Geschäftsvorgänge in verschiedenen Konten, die nach Transaktionsart und Kategorie festgelegt werden. Einnahmen und Ausgaben sind zwei Arten von Transaktionen, die in Buchhaltungssoftware gespeichert werden. Beispiele für Kategorien sind Lohnkosten und Büromaterial. Eine vollständige Liste aller nach Typ und Kategorie erfassten Transaktionen wird als Hauptbuch bezeichnet.
Typen
Buchhaltungssoftware wird im Allgemeinen in zwei Typen eingeteilt. Der erste Typ ist für Buchhalter gedacht, die ein klares Verständnis der Hauptbuchhaltung haben. Der zweite Typ ist für Unternehmer gedacht, denen alles andere als grundlegende Buchhaltungskenntnisse fehlt. Buchhaltungssoftware kann auch branchenspezifisch sein.
Eigenschaften
Die Buchhaltungssoftware unterteilt die Funktionalität in Module, die entweder standardmäßig in der Software enthalten sind oder separat erworben werden. Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung sind Beispiele für zwei Module, die normalerweise Bestandteil eines Standardabrechnungspakets sind. Personalabrechnung und Bestandsverwaltung sind Beispiele für zusätzliche Module, die Sie möglicherweise separat erwerben. Einige Buchhaltungssoftware wird direkt auf Ihrem PC oder Netzwerk installiert, während auf andere Software über das Internet zugegriffen wird.
Überlegungen
Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware ist das Bildungsniveau der Person, die die Software verwendet, am wichtigsten. Weitere wichtige Aspekte sind Funktionalität und Kosten. Vergessen Sie bei der Berechnung der Gesamtinvestitionskosten nicht, Konvertierungskosten, Kosten für den technischen Support und jährliche Verlängerungsgebühren zu berücksichtigen. Die Lernkurve ist auch ein wichtiger Aspekt bei der Wahl der Buchhaltungssoftware. Der Umsatz ist teuer und Software mit einer steilen Lernkurve kann die Umsatzkosten drastisch erhöhen.
Leistungen
Buchhaltungssoftware eliminiert Redundanzen, die einmal in der Buchhaltungsfunktion vorhanden waren. Sobald zum Beispiel Kreditorendaten in ein Kreditorenmodul eingegeben werden, müssen die Informationen niemals erneut eingegeben werden, unabhängig davon, wie viele Schecks Sie an diesen Kreditor ausstellen. Die Buchhaltungssoftware erstellt auf Knopfdruck auch komplexe Abschlüsse wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.
Expertenwissen
Viele Softwarehersteller bieten Testversionen ihres Produkts an. Erstellen Sie Testfälle für tägliche Abrechnungstransaktionen und testen Sie sie in jeder Testversion, die Sie berücksichtigen. Wenn keine Testversion verfügbar ist, fragen Sie einen Vertriebsmitarbeiter nach einer Live-Demonstration und legen Sie Ihre Testfälle vor. Fragen Sie den Hersteller nach Kundenreferenzen, vorzugsweise in Ihrer Branche.
