Die Verwaltung von Computerdateien ist für neue Geschäftsinhaber eine Aufgabe, die häufig verschoben oder sogar ignoriert wird. Die meisten Unternehmen arbeiten jedoch mit vielen Daten in Form von Computerdateien, speichern diese ab und speichern sie. Wenn dies für Ihr Unternehmen der Fall ist, benötigen Sie eine funktionsfähige Dateistruktur, einen leicht verständlichen Ansatz für die Benennung von Dateien und mehr. Ein starker Erstellungs-, Speicherungs-, Organisations- und Sicherungsprozess unterstützt Sie bei der Skalierung Ihres Unternehmens.
Tipps
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Die Verwaltung von Computerdateien ist ein starker Erstellungs-, Speicherungs-, Organisations- und Sicherungsprozess für Ihre Geschäftsinformationen, der Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen mit zunehmendem Wachstum zu skalieren.
Warum Dateimanagement für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, besteht die Versuchung, die Dateiverwaltung zu übersehen. Sie haben wahrscheinlich nicht so viele Computerdateien für den Anfang, und es gibt zweifellos viele andere dringende Angelegenheiten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Wenn Sie sich jedoch von Anfang an die Zeit nehmen, ein intelligentes Dateiverwaltungssystem einzurichten, zahlt sich das auf Jahre hinaus aus. Mit Ihrem Unternehmen wächst ein skalierbares, organisiertes Dateisystem, das Ihre Dateien sicher und geordnet hält, auch wenn die Anzahl dieser Dateien exponentiell ansteigt.
Alternativ dazu wird durch das Verschieben der Dateiverwaltung ein unordentliches, nicht funktionsfähiges System geschaffen, das Zeit und Effizienz kostet. Die Einführung eines geeigneten Systems zu diesem Zeitpunkt ist äußerst kostspielig und erfordert in der Regel hochpreisige Berater und zusätzliche Ausrüstung.
Ein Dateiverwaltungssystem, das leicht verständlich, einfach zu bedienen und einfach zu erweitern ist, ist ein wertvolles Geschäftsvermögen.
Erstellen einer Dateistruktur
Wie sich Ihr Unternehmen für die Organisation von Computerdateien entscheidet, wirkt sich auf die täglichen Funktionen, das Projektmanagement und die Kundenbeziehungen auf Jahre hinaus aus. Wenn Sie das richtige Dokument nicht schnell finden und abrufen können, kann Ihr Unternehmen letztendlich Kunden oder seinen Ruf verlieren.
Die beste Art, Dateien zu organisieren, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Überlegen Sie sich zuerst, wie Ihr Unternehmen Dokumente erstellt und verarbeitet, bevor Sie einen organisatorischen oder hierarchischen Ansatz wählen.
Die interne Dateistruktur kann breit und flach oder eng und tief sein. Der erste Ansatz erstellt zahlreiche Ordner der obersten Ebene und weniger Unterordner. Dies kann dazu führen, dass zahlreiche Dokumente in mehreren Ordnern gespeichert werden. Der zweite Ansatz verschachtelt mehrere Ordner in übergeordneten Ordnern. Hybridstrukturen können auch erstellt werden, um ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Hierarchietypen zu finden. Persönliche Vorlieben und geschäftliche Notwendigkeiten sollten den spezifischen Ansatz bestimmen.
Mit dem Anstieg der Dateiverwaltungsdienste, die das Auffinden von Dateien durch Suchen erleichtern, haben einige Personen und Unternehmen die Dateiordner vollständig aufgegeben und alle ihre Dokumente in einem Hauptordner abgelegt. Dies ist nicht ratsam. Jedes Unternehmen wird in einem Jahr mehr Dokumente erstellen, als durch eine solche flache Struktur leicht verwaltet werden kann. Es ist wichtig, eine Art Organisationsstruktur für Dateien zu erstellen, die die Kategorisierung Ihrer Dateien erleichtert, wodurch sie einfacher zu finden sind.
Welches System Sie implementieren, sollte einfach zu bedienen, sicher und zuverlässig sein. Überlegen Sie sich, wer diese Dateien erstellt und verwendet, und überlegen Sie dann, wie ihre Arbeitsanforderungen mit einer Dateistruktur besser erfüllt werden können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Benutzerfreundlichkeit ist die Zugänglichkeit. Wenn Ihre primären Dokumentierer auf mobile Geräte zugreifen müssen, müssen Sie darüber nachdenken, wie diese Dokumente auf diesen Geräten aufgelistet, abgerufen und bearbeitet werden, wenn Sie eine Dateiverwaltungsrichtlinie festlegen. Darüber hinaus möchten Sie einen Dateiverwaltungsansatz anwenden, der die Dateien auf allen Geräten synchronisiert.
Fügen Sie schließlich Dateisicherungspläne in Ihr Dateiverwaltungssystem ein. Idealerweise sollten Sie mehrere Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Diese Sicherungen sollten auf verschiedenen Computern gespeichert werden, von denen sich mindestens einer nicht in Ihrem Arbeitsbereich befindet. Geben Sie unbedingt an, wer wie oft und mit welcher Technologie in Ihrem Computer-Dateiverwaltungssystem Sicherungskopien erstellt.
Finden der Computerdateien, die Sie benötigen
Namenskonventionen und Dateistrukturen helfen, das richtige Dokument schnell zu finden und abzurufen, wenn es benötigt wird. Dateinamen, die zufällige Serien von alphanumerischen Zeichen enthalten, oder sogar Konventionen wie „DATE + CLIENT NAME“ können verwirrend sein und das Abrufen behindern.
Dateinamen sollten für alle Benutzer sinnvoll sein und Art, Zweck und Grundinhalt jeder Datei leicht erkennen.
Erwägen Sie zusätzlich zu einer konsistenten Konvention für die Benennung von Dateien das Hinzufügen eines Dateiverwaltungssystems. Dies ist eine Art Computeranwendung, die das Speichern und Organisieren von Dateien unterstützt. Es kann Funktionen bieten, die das Nachverfolgen des Besitzers und nachfolgender Benutzer, das Erstellungsdatum und die letzten Änderungen sowie andere Daten ermöglichen, die Ihnen beim Arbeiten und Verwalten Ihrer Dateien helfen können.
Dateiverwaltungsdienste wie Dropbox und Google Drive können Sie dabei unterstützen, indem Sie ein suchmaschinenfreundlicheres Layout und eine einfachere Benutzeroberfläche bieten. Anstatt sich an komplizierte Dateistrukturen oder Namenskonventionen zu erinnern, können Sie einfach nach dem suchen, was Sie benötigen.
Schreiben Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens schriftlich
Wenn Sie die Struktur- und Namenskonventionen festgelegt haben, erstellen Sie einen Entwurf für Ihr Unternehmen, der alle Spezifikationen für die Arbeit mit Computerdateien enthält, die Sie ausgewählt haben. Selbst wenn Sie Ihr einziger Angestellter sind, ist dies möglicherweise nicht immer der Fall. Ein formelles Dokument mit Richtlinien zur Verwaltung von Computerdateien hilft Ihnen, wenn Sie in Zukunft Mitarbeiter erweitern und einstellen. Es hilft auch Ihrem Unternehmen, einen konsistenten Dateiverwaltungsansatz aufrechtzuerhalten und die Sicherheit Ihrer wertvollen Dateien zu gewährleisten.
