Die Arbeitsabläufe, Prozesse und Mechanismen einer Organisation bilden das Rückgrat ihres Risikomanagementsystems. Diese Verfahren, oft als interne Kontrollen bezeichnet, stellen sicher, dass die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die Empfehlungen des Top-Managements, Branchenpraktiken und aufsichtsrechtliche Richtlinien einhalten. Ein interner Prüfer testet die Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie angemessen und effektiv sind.
Interne Kontrolle definiert
Eine interne Kontrolle besteht aus einer Reihe von Anweisungen und Verfahren, die das Top-Management implementiert, um Betriebsverluste zu vermeiden, die auf Fehler, Vernachlässigung oder Betrug der Mitarbeiter zurückzuführen sind. Beispielsweise kann eine Kontrolle in der Debitoren- und Rechnungsabteilung eines Kaufhauses die Mitarbeiter in die Handhabung von Barzahlungen einweisen. Eine interne Kontrolle hilft der Geschäftsleitung auch, Verluste aufgrund technologischer Störungen zu vermeiden. Beispielsweise kann der leitende Vorgesetzte des Geschäfts die Vertriebsmitarbeiter anweisen, wie Kredit- und Debitkartentransaktionen im Falle eines Ausfalls von Computersystemen abgewickelt werden sollen.
Kontrolle der Angemessenheit
Ein interner Prüfer testet zwei Aspekte einer Kontrolle: Angemessenheit und Wirksamkeit. Eine Kontrolle ist ausreichend, wenn sie klar die Verfahren und Schritte beschreibt, die ein Mitarbeiter befolgen muss, um Aufgaben auszuführen. Zur Veranschaulichung kann eine Kontrolle einen Spediteur anweisen, wie er im Lager gelagerte Waren aufzeichnet und den Frachtbrief unterschreibt. Eine angemessene Kontrolle erläutert auch die Verfahren für die Entscheidungsfindung und das Melden von Problemen. Die Versandkontrolle könnte beispielsweise verlangen, dass der Sachbearbeiter einen Manager benachrichtigt, wenn die empfangenen Waren einen Wert von mehr als 10.000 US-Dollar haben.
Kontrollieren Sie die Wirksamkeit
Eine Kontrolle ist wirksam, wenn sie für interne Kontrollprobleme geeignete Lösungen bietet. Beispielsweise glaubt der Leiter der Abteilung für Forderungen in einem kleinen Einzelhandelsgeschäft, dass ein Mitarbeiter möglicherweise Bargeld stiehlt, weil die Umsatzerlöse nicht mit dem erhaltenen Bargeld übereinstimmen. Er kann ein Verfahren festlegen, bei dem Kundenschecks an eine neue Adresse gesendet werden und drei Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen aufgefordert werden, Barzahlungen zu erfassen. Die neue Kontrolle ist wirksam, wenn der Manager feststellt, dass der Kassenbestand nun mit den Umsatzbeträgen übereinstimmt.
Typen
Ein Interner Prüfer kann abhängig von dem Prüfungsziel, der Unternehmensgröße und der Branche verschiedene Kontrollen testen. Ein Prüfer kann Verfahren in Rechnungslegungsmechanismen testen, um sicherzustellen, dass die Jahresabschlüsse genau und vollständig sind und den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entsprechen. Betriebskontrolltests helfen einem Auditor, die Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrolle auf Segmentebene zu bewerten. Ein Prüfer könnte auch Informationstechnologiesysteme (IT) testen, um Verluste aufgrund von IT-Funktionsstörungen zu vermeiden.
Test-Bedeutung
Interne Kontrolltests sind eine wichtige Praxis, da sie die Führungsspitze eines Unternehmens dabei unterstützen, Betriebsverluste durch Fehler oder Systemausfälle zu vermeiden. Das Testen hilft einem Abteilungsleiter auch sicherzustellen, dass die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die internen Regeln, Gesetze und Vorschriften einhalten. Ein Prüfer wendet in der Regel die allgemein anerkannten Prüfungsstandards (GAAS) an, wenn er interne Kontrollen testet, und bewertet sie basierend auf den Verlusterwartungen mit "hoch", "mittel" und "niedrig".
