Von den Fluren und Klassenzimmern der Hochschulbildung bis zu den Sitzungssälen von Corporate America dienen Erklärungsbriefe unzähligen Zwecken in der Kommunikation. Wie der Name schon sagt, erklärt der Brief etwas. Sie kann auch als Tatsachenfeststellung, Ankündigung oder Klarstellung betrachtet werden. Manchmal geht es um Streitigkeiten oder um Geld oder um einen guten Ruf. Aus welchem Grund auch immer Sie ein Erklärungsschreiben für Ihre Organisation schreiben, nehmen Sie einen vernünftigen und logischen Ton an, behalten Sie Ihren Fokus und halten Sie den Brief kurz und prägnant.
Geben Sie das Deklarationsschreiben an
Geben Sie Ihre Erklärung schriftlich an. Angenommen, Sie schreiben Ihren Mitarbeitern ein Erklärungsschreiben, um die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung anzukündigen. Verschwenden Sie keine Zeit, um auf den Punkt zu kommen: „Ich schreibe, um bekannt zu geben, dass ABC Vitamin Company nach vier Jahren intensiver Forschung und Forschung am 17. Februar ein neues Verdauungspräparat namens Quell auf den Markt bringen wird.“
Füllen Sie die Details aus
Geben Sie andere relevante Details der Erklärung an. In diesem Beispiel möchten Sie vielleicht angeben, wie viel der Zuschlag kostet und wo er verkauft wird.
Planen Sie Zeit, um Fragen zu beantworten
Erkennen Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums - in diesem Fall Ihrer Mitarbeiter. Sie werden wissen wollen, wie die Deklaration - die Produkteinführung - sie beeinflusst. Anstatt Ihren Brief mit Details zu überlisten, möchten Sie möglicherweise ein Meeting einberufen, um das Produkt vorzustellen und Fragen zu beantworten. Geben Sie in Ihrem Brief die Uhrzeit und das Datum eines solchen Meetings an und geben Sie an, ob die Teilnahme freiwillig oder obligatorisch ist.
Schließen Sie die Anweisung
Schließen Sie Ihr Deklarationsschreiben mit einer Kurznotiz ab und berücksichtigen Sie dabei Ihre Unternehmenskultur und die aktuelle Dynamik. Sie möchten vielleicht nach vorne weisen und eine Prognose darüber abgeben, was die Erklärung - die Produkteinführung - für Ihr Unternehmen bedeuten könnte. Sie geben möglicherweise einen Handlungsaufruf aus oder die Schritte, die die Mitarbeiter aufgrund der Deklaration von Ihnen erwarten. Oder, wenn Sie Widerstand am Horizont spüren, drücken Sie Ihre Hoffnung aus, dass sich Ihre Organisation zusammenschließen wird, um die Quelle der Erklärung zu einem Erfolg zu machen.
Beenden Sie die Arbeit, indem Sie den Empfängern für ihre Zeit danken. Richten Sie Zwischenfragen an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten oder, noch besser, an Sie, um den Geist der Zusammenarbeit zu fördern.
Machen Sie ein gründliches Korrekturlesen
Eine Erklärung zur Interessenerklärung wird häufig Teil der Unternehmensgeschichte - und kann von Außenstehenden auf der Website veröffentlicht werden. Als solches sollte es eine Quelle des Stolzes und der Entschlossenheit sein. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Erklärungsschreiben zu korrigieren, zu bearbeiten und zu überarbeiten. Bitten Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen oder Vertrauten, Ihren Brief zu überprüfen und seine Kommentare und konstruktive Kritik einzuladen. Machen Sie Ihre Erklärung zu einem Beispiel, um andere zu inspirieren.
